Otimizar processos, solucionar questões gerais e manter uma empresa mais próxima de seus objetivos. Esses são alguns desejos comuns de qualquer negócio e, para alcançá-los, o ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão recomendada.

Com uma proposta estratégica, ele conduz gestores a encontrar soluções ainda desconhecidas. O objetivo é gerar caminhos para diversas questões em que uma empresa pode se encontrar.

Este post mostrará em detalhes como funciona o PDCA, como ele deve ser aplicado e quais são seus benefícios. Confira!

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão amplamente conhecida e utilizada no meio corporativo. Seu sucesso está ligado ao fato de ser totalmente estratégica, ou seja, visa colocar a empresa no caminho dos melhores resultados.

Dentro desse contexto, o PDCA tem o foco na solução de questões, sempre trabalhando na melhoria contínua de processos.

Durante a gestão de empresas, muitos problemas vão aparecer. Alguns esperados, outros nem tantos. Os diferentes níveis dessas questões demandam saídas mais arrojadas e eficientes. Nesses casos, ferramentas mais estratégicas, como o PDCA, são necessárias para encontrar a solução ideal.

Um ponto de extrema importância é a relevância desse método a longo prazo. Uma vez que a solução de um problema é encontrada, posteriormente, ela pode ser padronizada e usada diversas vezes em diferentes cenários. O PDCA passa a ser uma saída importante para avaliar os processos da empresa e mantê-los sempre em alto nível.

Soluções também para produtos

A ferramenta também pode ter seu uso direcionado a produtos. Nesse caso, a proposta é na busca pela melhoria da solução em serviço ao cliente. A otimização é capaz de garantir melhor lugar no mercado e uma avaliação mais positiva por parte do consumidor.

Como o PDCA é executado?

As quatro palavras em inglês original a sigla PDCA e representam as fases de execução dessa metodologia de gestão:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Act (agir).

Em um ciclo contínuo, as etapas se repetem sempre que for necessário um novo planejamento estratégico para a empresa. A seguir, conheça em detalhes o que cada um das fases do ciclo propõe.

P — Planejamento

O planejamento marca o início do trabalho do PDCA. Nesse momento, o máximo de informações são apuradas para que se entenda o objetivo e se defina as metas. Como base para o desenvolvimento dessa etapa, são sempre consideradas as diretrizes da empresa.

Essa primeira fase também é dividida em etapas de entendimento do problema, sendo elas: identificação, observação, análise e planejamento de ação.

O momento identificação é a hora de apontar o problema. Nela, é preciso detectar o que está acontecendo e quais as consequências geradas. São traçados todos os pontos negativos e um prazo para a solução da questão.

No momento de observação, como a classificação sugere, deve-se entender todos os detalhes e a profundidade do problema. Várias pessoas devem ser envolvidas nesse ponto para um entendimento amplo, especialmente sobre a origem.

Na análise, o entendimento é focado na causa do problema. Estudar hipóteses, entender quais são as prováveis e relevantes são os principais trabalhos. Já no plano de ação, há o desenvolvimento de soluções, envolvendo a equipe presente em todas as outras etapas. São definidos os recursos, respeitando o orçamento.

D — Execução

Essa etapa descreve a execução de tudo que foi observado, detalhado e estudado no planejamento. Nela, toda equipe envolvida trabalha também em treinamento e no preparo para que a fase seja um sucesso. É fundamental que o trabalho de planejamento tenha sido proveitoso, já que ele vai guiar a execução.

Gestores devem acompanhar de perto esse momento. Tudo deve ser conduzido com perfeição, dentro das diretrizes e respeitando a análise inicial. Os métodos de execução escolhidos devem ser considerados e todos os resultados devidamente mensurados. Prazos também devem ser devidamente cumpridos.

C — Checagem

Na checagem, todo trabalho feito no estágio anterior é analisado. Os resultados são verificados e mensurados corretamente, sempre em comparação com o que foi definido em planejamento. A checagem não precisa ser feita somente após a execução. Ela também pode ser executada paralelamente a ela, como um controle de qualidade. 

A checagem também compara o momento atual, ou seja, os resultados da execução, com o quadro anterior da empresa. Só assim é possível avaliar se o trabalho foi feito da maneira certa e se trouxe resultados que atendem às expectativas. Caso contrário, é preciso reiniciar a partir do planejamento.

A — Ação

Momento final, a fase de ação é aquela em que há a aplicação de medidas de correção dos problemas observados. Aqui já foi possível entender os problemas e os mecanismos de soluções encontrados. Também são observadas possíveis falhas em etapas anteriores e, se encontradas, é preciso recomeçar o ciclo.

A continuidade do trabalho garante que a empresa estará sempre capacitada a detectar, avaliar e trabalhar em seus problemas. Só assim é possível ter a otimização contínua dos processos e lidar com diversas questões da maneira certa. Cada novo percalço poderá ser encarado com mais objetividade.

Quais os benefícios em utilizar essa ferramenta?

O ciclo PDCA traz resultados de grande valor para as empresas. Com processos cada vez melhores e a soluções ágeis de problemas é possível colher ótimos frutos. A seguir, confira alguns dos benefícios que a ferramenta proporciona.

Aumento da produtividade

Com as ferramentas certas, os resultados pretendidos são obtidos com menor esforço. O Ciclo PDCA aumenta a produtividade e capacita equipes de colaboradores a obterem a otimização e a solução de problemas de forma precisa e com um trabalho mais cirúrgico.

Otimização do tempo de trabalho

As metodologias de gestão visam direcionar os esforços para o caminho certo. Logo, o mesmo é obtido com o PDCA. As metas são alcançadas em menor tempo, graças à ferramenta mais adequada e que realmente detecta problemas.

Aprimoramento da equipe

O benefício do PDCA também é absorvido pelas equipes que fazem uso dele. Durante o processo, passando por todas as fases, é possível que os profissionais se desenvolvam. O aprendizado e o treinamento são fundamentais nessas etapas.

O PDCA é uma ferramenta de gestão competente e amplamente utilizada. Ela possibilita colaboradores prontos para lidarem com os processos, buscando sempre otimização e solução de problemas.

A gestão de pessoas é uma demanda complexa e estratégica para o sucesso de um negócio! Saiba mais sobre a importância de engajar funcionários, além de outros desafios!