Como funciona o home office e quais as suas vantagens?

A mudança nas relações de trabalho, na sociedade atual, é refletida, até mesmo, na presença dos funcionários dentro da empresa. O que antes era visto como algo impossível, atualmente, é cada vez mais comum. As empresas têm entendido o home office como uma possibilidade real, justamente pelas vantagens que proporciona.

Um dos principais desafios para as organizações é definir como esse regime de trabalho será posto em prática. A implementação depende da definição de novos e de melhores acordos, de modo que colaboradores e empresas saiam ganhando nessa relação mais flexível. Neste post, você entenderá como funciona o home office e quais são as suas vantagens!

O que é home office?

O home office é um modelo de trabalho em que o colaborador não precisa estar dentro do escritório da empresa. Apesar do nome, ele também não precisa trabalhar necessariamente de casa. Atualmente, há espaços, como os de coworking, em que profissionais remotos dispõem de um ambiente em que podem trabalhar de forma adequada.

Independentemente de atuar em casa ou não, o funcionário tem maior liberdade quanto à rotina de deslocamento diário à sede da empresa. Por si só, isso já representa vantagens para ele. Para as empresas, se há regras bem definidas, os resultados também se mostram positivos.

Há duas formas como esse modelo de trabalho se apresenta nas empresas: uma possibilidade que pode ser aproveitada em alguns momentos ou uma prática fixa. Em qualquer uma dessas escolhas, o desafio é não perder a produtividade. Trabalhar em casa não pode ser algo que diminua a concentração.

Modelos de trabalho combinados

Muitas empresas têm adotado a flexibilização dessa relação entre colaborador e escritório, não dando a liberdade completa para que ele só trabalhe remotamente, mas sendo mais permissiva. Nesses casos, é comum que as companhias definam os dias nos quais os colaboradores precisam estar na sede da empresa, ou seja, eles dividem sua atuação entre remota e presencial.

Algumas companhias implementam esse modelo de trabalho combinado como forma de gerir melhor o bem-estar dos colaboradores. Flexibilizar a ida ao escritório é uma forma de permitir que funcionários tenham dias de escolha, em que podem, por exemplo, trabalhar de casa e passar mais tempo com as suas famílias.

Essa maior flexibilização também pode ser aplicada como um período de transição, caso a empresa esteja estudando a possibilidade do trabalho remoto de forma permanente. Independentemente de abranger todos os funcionários ou apenas alguns, flexibilizar e combinar trabalho presencial e remoto ajuda a realizar testes e a mensurar a produtividade durante esse período.

Modalidade essencial para cargos específicos

Mais do que uma simples filosofia sobre as relações de trabalho, o regime de home office também funciona perfeitamente para colaboradores que passam mais tempo fora da empresa. Há pessoas que ocupam cargos que exigem que sua rotina seja composta de reuniões, visitas de vendas, viagens a negócios e uma série de outros compromissos remotos.

Seria praticamente inviável que esses colaboradores precisassem, além de realizar todos esses trabalhos externos, voltar ainda ao escritório para terminar demandas. Por isso, o regime de trabalho remoto é essencial para não sobrecarregar colaboradores nessa situação, garantindo que eles tenham liberdade com a sua atuação.

Nesse caso, não se trata de um home office em que o funcionário abrirá seu computador em casa todos os dias e cumprirá com o seu expediente. São, na verdade, pessoas que estão sempre em deslocamento e que precisam ter a flexibilidade de poder responder a e-mails, acessar plataformas de gestão, fazer chamadas de trabalho e uma série de outras tarefas de qualquer lugar do mundo.

Como o home office pode ser implementado?

As ideias de estrutura de trabalho ainda são engessadas no antigo conceito de que o colaborador precisa estar na sede. Isso dificulta a implementação para algumas empresas, então, é necessário que a companhia esteja disposta a se flexibilizar.

Outro ponto importante é entender quais cargos estão aptos ao home office. Realmente, nem toda função pode ser desempenhada remotamente. A empresa deve analisar as tecnologias que tem, as necessidades de cada cargo e se realmente é necessário ter os trabalhadores em sua sede.

A implementação também depende de regras e de determinações bem estabelecidas. A produtividade é algo que precisa estar sob avaliação, já que é um indicador de que o trabalho longe do escritório tem apresentado bons resultados. Os trabalhadores não podem ficar acima ou abaixo da carga horária definida por lei.

Nesse processo de implementação, o home office pode ser estudado apenas como uma possibilidade, por exemplo, em situações específicas — alguns dias na semana, de acordo com as necessidades pessoais do funcionário, ou em algumas datas, como pontos facultativos. O importante é ter tudo isso bem definido e com regras.

Mensuração com o suporte da tecnologia

O ponto de partida da implementação do home office é entender se há uma relação de confiança entre o colaborador e os seus gestores. Monitorar as horas trabalhadas seria uma tarefa complexa, trabalhosa e que, concretamente, não traz a percepção real do nível de produtividade do funcionário.

A melhor forma de mensurar isso é justamente avaliando resultados. Empresas, com suporte de analistas de dados posicionados no setor de cada colaborador, e também do RH, podem acompanhar o desempenho de cada funcionário e como ele tem contribuído para o alcance dos objetivos da sua área na companhia.

Treinamento e direcionamento ao colaborador

Nem sempre os colaboradores já tiveram alguma experiência prévia com o regime de trabalho remoto, o que pode tornar o home office uma dificuldade concreta. A empresa busca justamente o contrário, ou seja, é importante a preocupação com a preparação e com o direcionamento do colaborador.

Assim, regras e orientações definidas com clareza ajudam concretamente a estabelecer as práticas essenciais e necessárias para manter a rotina de trabalho. Esse direcionamento deve contemplar as ferramentas a serem usadas, como são operadas, quais práticas são essenciais para manter uma boa comunicação, além de qualquer outra nova realidade específica à rotina de trabalho remoto.

Preocupações com a saúde mental do colaborador

O distanciamento social pode ser um problema para quem, durante muitos anos, esteve acostumado a trabalhar cercado de pessoas em um ambiente normal de interação. Apesar de o home office trazer muitas vantagens e comodidades, nem todos conseguem absorver o máximo desses fatores, e a saúde mental pode sofrer sensíveis ou maiores impactos nesse processo.

Por isso, o RH deve ter a preocupação em avaliar constantemente como os colaboradores têm lidado com as novas rotinas do trabalho remoto. Por mais que a tecnologia tenha trabalhado constantemente para fazer com que esse afastamento seja somente geográfico, há sempre riscos de os colaboradores não se adaptarem.

É papel da empresa manter uma avaliação regular do nível de satisfação das pessoas e entender se elas sofrem impactos na saúde mental e, caso isso aconteça, prestar suporte para que lidem com essas questões.

Cuidados com a segurança da informação

Um fator importante que deve ser devidamente pensado por gestores de empresas é a questão da segurança da informação. Sem especialistas de TI alocados, há maiores riscos de que os funcionários não sigam as boas práticas de segurança da informação ao trabalharem remotamente. Maus hábitos e práticas inadequadas são perigosos e podem colocar dados e informações estratégicas em risco.

gestão de talentos na TIPowered by Rock Convert
contratando durante a quarentenaPowered by Rock Convert

Por isso, a empresa deve ter uma preocupação acerca de garantir aos colaboradores que eles possam operar em ferramentas totalmente protegidas e com parâmetros sólidos de proteção à informação. Além desses recursos operacionais, orientações, dicas e uma cartilha de responsabilidade devem ser veiculadas, garantindo que todos trabalhem sob as mesmas práticas seguras.

Qual é a relação com o cloud computing?

A relação desse modelo de trabalho com a tecnologia é muito grande. É possível afirmar que o home office só se tornou uma ideia concreta por conta do avanço dos recursos tecnológicos que as empresas têm adotado na sua rotina de trabalho. Entre eles, o cloud computing se tornou primordial, facilitando muito a atuação remota.

É uma tendência crescente que os softwares e sistemas de gestão sejam desenvolvidos todos em nuvem. Dessa forma, colaboradores não dependem de computadores específicos para acessar essas plataformas. Elas podem ser usadas em qualquer lugar, já que as informações e os dados não são salvos em locais físicos.

Softwares com tecnologia cloud computing são flexíveis e se tornaram a base do trabalho remoto. De onde quer que o colaborador esteja, suas demandas podem ser vistas, já que basta um login para acessar o sistema.

Alguns deles chegam a ser instalados em máquinas ou funcionam como aplicativos para smartphones, no entanto, as informações são salvas na nuvem. Isso possibilita que elas sejam acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora. Se a empresa usa esses sistemas, o home office pode ser proposto.

Quais ferramentas essenciais ajudam na rotina de trabalho remoto?

O trabalho em home office só é realmente eficaz se o colaborador tiver à disposição todas as ferramentas que o ajudam a ser produtivo e todas as possibilidades de operação e comunicação. Nos escritórios, geralmente não faltam esses softwares, mas a realidade é que muitos dos usados em trabalho remoto são dedicados justamente a compensar esse distanciamento social.

A seguir, veja quais são os principais que não devem faltar em um regime de home office!

PABX virtual

O PABX virtual é um software de telefonia que permite criar uma rede de atendimento com a mesma infraestrutura que é implementada fisicamente em empresas. Assim, por meio de um computador, colaboradores conseguem atender a chamadas de SAC ou do próprio ramal da empresa, mesmo sem estar no escritório.

Softwares de comunicação

Os softwares de comunicação são os principais quando se trata de reunir colaboradores em um ambiente virtual que facilite a comunicação. Seja na troca de mensagens escritas, seja em chats dinâmicos, seja em reuniões em vídeo, essas ferramentas são voltadas para criar verdadeiros escritórios virtuais. Entre os principais, estão:

  • Slack;
  • Teams;
  • Basecamp;
  • Facebook Workplace;
  • Zoom;
  • Skype.

Plataformas de colaboração de conteúdos

O acesso e a troca de informações, arquivos e dados também precisam ser facilitados. As plataformas de colaboração e de acesso a materiais online são ótimas para que, de forma centralizada, colaboradores possam compartilhar conteúdos relevantes à operação. Entre os melhores softwares com essa finalidade, estão:

  • Google Drive;
  • Dropbox;
  • Google Docs.

Quais as vantagens do regime de home office?

Apesar de a insegurança ainda ser um impeditivo, muitas empresas já adotaram esse estilo de trabalho e isso gerou consequências muito positivas. O home office traz benefícios concretos tanto para a empresa quanto para o colaborador. A seguir, veja quais vantagens podem ser aproveitadas!

O funcionário se torna mais independente

A maior independência do funcionário é um ganho e tanto. Ele faz seus próprios horários, lida melhor com a sua rotina e decide quando almoça, quando descansa e quando começa o seu dia. Apesar de parecer muita flexibilidade, isso pode proporcionar resultados interessantes.

Nesse regime, o colaborar tem liberdade para definir o que funciona melhor para si próprio. A empresa espera apenas produtividade, então, dar essa independência é uma forma de demonstrar confiança. Ciente da responsabilidade, o funcionário tende a valorizar essa independência e se engajar. Consequentemente, isso se traduz em resultados.

O funcionário fica menos estressado

Independentemente de esforços nesse sentido, nem sempre as empresas conseguem tirar o peso dos ambientes de trabalho. Eles tendem a ser estressantes e isso impacta o colaborador. Trabalhar em casa traz sensação de amistosidade, de conforto e de tranquilidade, ou seja, é um ambiente propício para o bom rendimento.

Esse regime de trabalho é uma estratégia muito interessante para tirar o colaborador de dentro do escritório, reduzindo a pressão que nem sempre é positiva. Em casa ou em locais mais amistosos, esse trabalhador pode se concentrar em suas demandas sem se sentir excessivamente cobrado.

Há menos custos para a empresa

Se há menos trabalhadores no escritório, naturalmente, isso significa menos custos para a empresa. Essa redução vem do consumo de material de papelaria e do uso de energia e de água, além de ter relação direta com o tamanho do local. Com menos pessoas na empresa, certamente uma sala ou um prédio menor são suficientes.

Os custos são reduzidos de forma ampla, já que não há a presença do trabalhador, muito menos o deslocamento. Assim, as empresas não precisam pagar — ou podem flexibilizar — os valores de auxílio-transporte.

A produtividade é potencializada

Com um local de trabalho de escolha do funcionário, com condições ideais e mais amigáveis, espera-se que ele esteja mais motivado e produza mais. Se as regras estão bem definidas e a cobrança por resultados é clara, a tendência é de que a produtividade aumente, sem a necessidade de reter os colaboradores dentro de um escritório.

É importante que a oferta do home office seja transmitida como um benefício, porém, dentro de uma relação justa de troca. O funcionário conta com a flexibilidade de não precisar ir até a empresa, mas, em contrapartida, precisa compensar isso com resultados satisfatórios.

A estimativa em pesquisas é de que, em 2020, 50% dos profissionais já trabalharão em regime de home office. É difícil alcançar isso, no entanto, as empresas precisam avaliar essa possibilidade para entender como ela pode ser benéfica.

Com o novo coronavírus e com o distanciamento social forçado, pode ser que esse número tenha até mesmo aumentado, mas é importante também destacar que, nesse caso, foi motivado por um evento imprevisível nos estudos anteriores.

Como você viu, são interessantes as vantagens obtidas com o home office como modelo de trabalho. Tanto empresa quanto colaboradores podem ganhar, desde que haja regras bem definidas. A produtividade deve estar sempre em foco!

Este conteúdo foi útil? Você tem alguma dúvida ou sugestão em relação ao tema? Então, deixe o seu comentário!


About

Compleo

Plataforma tecnológica perfeita para seu RH: Compleo ATS: Software de Recrutamento e Seleção que ajuda você a gerenciar as etapas do seu processo seletivo, desde a abertura da vaga, divulgação, triagem, testes, entrevistas e organização de todas as etapas para que você possa contratar o melhor candidato no menor tempo possível. Compleo Vídeo: Software de entrevistas via vídeo que ficam gravadas para serem assistidas a qualquer momento por você, sua equipe ou seus clientes. Ajuda você a não gastar tempo com entrevistas presenciais desnecessárias e também o seu candidato a não ter que se deslocar fisicamente.

Leave Comment