A matriz de responsabilidades, também conhecida como matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted e Informed), ajuda os integrantes de uma equipe a visualizarem melhor seu papel dentro dos processos organizacionais. Isso é possível porque essa ferramenta evidencia a função de cada indivíduo em uma atividade ou projeto, evitando os possíveis desentendimentos entre os colegas, o que pode prejudicar o resultado final dos trabalhos.
Além disso, apenas as definições das funções podem não ser suficientes para a entrega das atividades, sendo necessário documentá-las, e nesse sentido a matriz de responsabilidades tem uma grande função. A definição das responsabilidades garante processos mais estruturados e eleva a qualidade dos trabalhos realizados. Logo, todo gestor deve ficar atento a essa importante ferramenta.
Ao longo desta leitura trazemos para você o que é matriz de responsabilidade e qual a sua importância. Acompanhe!
O que é matriz de responsabilidade e como funciona?
Trata-se de uma metodologia que tem como objetivo colaborar para o correto gerenciamento dos processos e projetos de uma empresa. Na área de Recursos Humanos, por exemplo, pode ser usada para delegar a cada membro da equipe as atribuições de um novo projeto de benefícios ou de gestão de pessoas.
Por meio dessa metodologia, é possível atribuir a cada colaborador suas respectivas responsabilidades e tarefas, aumentando as chances de sucesso. Veja a seguir como a matriz de responsabilidade (RACI) funciona!
Responsible
Destina quem de fato irá trabalhar na atividade proposta.
Accountable
Diz respeito à pessoa responsável pela aprovação das tarefas. É dever dessa pessoa delegar as atividades, e somente ela pode determinar que o trabalho foi concluído.
Consulted
O consultado é referente àquele membro da equipe cuja participação agrega valor ao resultado final das atividades. Ou seja, diz respeito ao membro do grupo que tem a experiência e o conhecimento necessários para contribuir de forma positiva para os trabalhos. Em alguns casos, essa pessoa é designada para a tomada de decisões.
Informed
O informado deve ser notificado acerca das ações e os resultados de uma atividade. No entanto, não necessariamente tem de participar dos processos de decisão que os envolvem. O objetivo é informá-lo do andamento das atividades.
Agora que você já sabe o que é matriz de responsabilidade, veja qual é a sua importância.
Qual a importância da matriz de responsabilidade?
A matriz de responsabilidades colabora para a geração de um maior alinhamento das atividades de uma organização. Com isso, é possível garantir uma maior clareza das informações acerca dos projetos, proporcionando o desenvolvimento de todos os públicos de relacionamento envolvidos na função.
Devido à sua eficiência, o modelo RACI é usado no gerenciamento de projetos. Ferramentas como o Project Management Body Of Knowledge (Guia PMBOK®), do Project Management Institute (PMI®), menciona a matriz de responsabilidades como um ideal para nortear a divisão das tarefas dentro de um projeto.
Quais os benefícios da matriz de responsabilidades?
Se implementado com sucesso, o modelo RACI pode trazer diversos benefícios para o seu setor ou estrutura empresarial. Acompanhe as principais vantagens!
Deixa clara a divisão de tarefas
Esse modelo de gestão de projetos elimina os conflitos, que podem acontecer quando não fica claro quem é responsável por cada atividade dentro da organização. Ou seja, a RACI elimina a existência de responsabilidades conflitantes, ou mesmo a falta de um responsável para determinada tarefa ou projeto.
Melhora a comunicação
Um dos grandes benefícios dessa metodologia é a melhora da comunicação entre a equipe, isso porque cada membro sabe exatamente o que é esperado dele.
Torna os cronogramas mais eficientes
Essa metodologia ajuda no cumprimento dos prazos, fator indispensável para que o cronograma do projeto seja cumprido de acordo com o esperado. Além disso, com esse modelo de gestão, as atividades são otimizadas e fica muito mais fácil fazer o acompanhamento da execução dos trabalhos junto a seus respectivos responsáveis.
Aumenta a produtividade
Como cada profissional sabe o que fazer e quando, isso ajuda na otimização dos processos, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência e a qualidade deles.
Além disso, como todos sabem a tarefa de cada um, caso surja alguma dificuldade o grupo pode ser acionado para ajudar a resolver a questão, antes que isso atrapalhe o cronograma de entrega dos trabalhos.
Otimiza a mão de obra
O formato de matriz de responsabilidade pode ser muito útil para otimizar a mão de obra de equipes pequenas. Além disso, torna mais fácil a alteração dos envolvidos quando um membro precisa ser substituído.
Como a matriz de responsabilidade deve ser aplicada na empresa?
Para fazer a atribuição de todas as responsabilidades, basta fazer uma tabela especificando as funções de cada integrante da equipe e suas responsabilidades. Independentemente de como você vai organizar as tarefas, seja em uma planilha, em anotação em papéis ou mesmo em um software de gestão, o importante é deixar todas as tarefas e responsabilidades documentadas.
Para isso, temos duas regras que devem ser seguidas:
- não importa a tarefa que seja executada, é necessário que pelo menos uma pessoa seja responsável pela execução (R) dos trabalhos, sendo designada autoridade, encarregada da sua aprovação (A);
- um projeto ou atividade, não importando o seu teor de criticidade, precisa ter apenas um “aprovador” (A).
É importante que você saiba que não existe um padrão engessado para a implantação da RACI nas empresas, pois cada organização possui suas particularidades, e a matriz de responsabilidades pode ser adaptada a ela.
Assim, ela vai ajudar a estabelecer o limite de executores de determinada tarefa. Para isso, você pode apostar nas listas e criar a RACI de acordo com as suas necessidades, seguindo os critérios estabelecidos pela ferramenta.
Lembre-se de sempre monitorar as atividades e coloque-se à disposição da equipe para verificar o que precisa ser ajustado.
Como vimos ao longo desta leitura, a matriz de responsabilidade é uma importante ferramenta que pode ser usada para otimizar processos, alinhar a comunicação e elevar a performance da equipe. Entre seus diferenciais, está o fato de que pode ser adaptada para os mais diversos cenários empresariais, envolvendo tanto atividades corriqueiras quanto a condução de grandes projetos.
Se você gostou deste post sobre o que é matriz de responsabilidade, confira também como evitar o viés inconsciente e promover equidade na organização.
