Para que uma empresa seja bem-sucedida, é necessário que ela utilize seus recursos de forma eficiente. Entre esses recursos, a força de trabalho é um dos mais importantes, pois impacta diretamente em seus resultados. O indicador headcount foi criado com a finalidade de avaliar essa força de trabalho, o que o torna indispensável à gestão de pessoas.
Um dos desafios da área de Recursos Humanos (RH) é provar o Retorno sobre Investimento (ROI) em pessoas. Isso inclui entender e aplicar de forma inteligente alguns indicadores, o do headcount é um deles.
Nesse cenário, trabalhar com métricas e indicadores favorece para que o planejamento de Gestão de Pessoas seja executado de forma eficiente e consiga conquistar os objetivos traçados pela organização. Isso porque com o headcount é possível estabelecer critérios para elevar o desempenho dos times e, consequentemente, da empresa!
Neste post você saberá o que é headcount e como aplicá-lo na avaliação de resultados da organização. Para garantir esse resultado, dividimos o conteúdo nos seguintes tópicos.
- O que é headcount?
- Como calcular o headcount?
- O que o headcount avalia?
- O que levar em consideração na hora de projetar o headcount?
- Como aplicar o headcount na avaliação de resultados da organização?
- Como utilizar o headcount de um modo mais estratégico?
- Diversidade do headcount
Acompanhe!
O que é headcount?
Esse indicador refere-se ao número de colaboradores em uma empresa. Como todo indicador, para de fato apresentar resultados ele precisa ser avaliado com frequência, e comparado a outros dados importantes.
A contagem não mensura o tempo de trabalho dos colaboradores, portanto, todos os profissionais contratados pela empresa entram nesse índice.
No entanto, mais importante do que simplesmente mensurar o número total de trabalhadores, é conseguir usar esse indicador em favor da produtividade da empresa. Para tanto, é necessário que o time de RH entenda porque o headcount foi desenvolvido e os modos mais eficazes para implementá-lo!
Como calcular o headcount?
Como já mencionamos, ao estabelecer indicadores de Recursos Humanos é necessário considerar os objetivos da empresa — assim como acontece com quaisquer outros indicadores.
Portanto, se o início dos processos é o estabelecimento de objetivos, o primeiro passo no momento de calcular e prever o headcount em RH é definir qual é a estratégia de crescimento da organização.
A resposta para essa pergunta será determinante para a elaboração do orçamento de Gestão de Pessoas, que deve estar alinhado às necessidades da empresa.
Para que a área de Recursos Humanos tenha condições de prever o número de colaboradores, sua relação com a alta liderança precisa ser altamente transparente e democrática. Essa relação diminuirá ainda mais o distanciamento do RH com a estratégia da organização.
O motivo para isso é simples: é impossível calcular a quantidade de profissionais que serão necessários para alavancar a produtividade do negócio se o RH não souber para qual direção a empresa deseja caminhar.
Assim, estabelecendo qual é a estratégia de crescimento da empresa, cada departamento terá condições de fazer a previsão de contratações. Partindo desses dados, o setor de Recursos Humanos conseguirá iniciar a elaboração do orçamento.
O que o headcount avalia?
Como podemos perceber até aqui, o principal objetivo do headcount é mensurar se a quantidade e também a qualidade dos profissionais que trabalham na organização são suficientes e adequados para suprir a demanda dos negócios.
Somente dessa forma será possível tomar decisões capazes de melhorar a produtividade e, consequentemente, elevar a sustentabilidade da empresa.
O que levar em consideração na hora de projetar o headcount?
Agora que já entendeu que esse indicador é fundamental para o orçamento empresarial, veja algumas dicas que separamos para você fazer o planejamento de headcount da sua empresa:
- verifique os objetivos e os desafios da organização;
- analise as métricas que serão necessárias para fazer a avaliação da força de trabalho (a sugestão é realizar avaliação de desempenho);
- avalie sua força de trabalho atual. Para tanto, verifique quais são as funções críticas hoje e quais serão no futuro;
- faça o planejamento de headcount e o orçamento de Recursos Humanos e leve-os para análise da diretoria.
É importante lembrar que nessa etapa é necessário equilibrar os recursos para se chegar a um headcount adequado. A questão a ser respondida é: o planejamento que envolve os investimentos com mão de obra está condizente com os objetivos da organização?
Para que o setor de Gestão de Pessoas consiga trabalhar com o indicador de headcount de forma correta, é importante sempre considerar o planejamento de benefícios, contratações, desligamentos, salários e também de encargos.
Com esses dados, o planejamento de headcount estará condizente com os objetivos do negócio e dentro dos limites do orçamento projetado para o setor de Recursos Humanos.
Quais são as etapas fundamentais para o uso do headcount?
A correta gestão baseia-se em três pilares: planejamento, execução e controle. Então, para fazer uso do headcount, o gestor precisa fazer uso de um conjunto de medidas decorrentes desses pilares iniciais. Deve, por exemplo: definir seu objetivo, executar precisamente o trabalho, alinhar o time na execução e promover ações corretivas. Entenda mais, adiante.
Tenha um objetivo que norteie todo o time
Até aqui, você já entendeu o que fazer com o headcount: contar o número de profissionais que fazem parte da empresa. Agora é preciso definir mais claramente seu objetivo.
Para tanto, o primeiro passo é entender que o objetivo vai além de uma explicação sobre o que deve ser feito. Você precisa de informações adicionais, por exemplo: quando isso será feito e quem será responsável. Sem essas informações, o time pode se sentir desnorteado.
Para uma boa definição de objetivo, vale prezar pelo padrão SMART.
- (S) specific: tenha um objetivo bem específico;
- (M) measurable: garanta a mensurabilidade desse objetivo;
- (A) attributable: deixe claro de quem é esta atribuição;
- (R) realizable: garanta que o objetivo seja realizável;
- (T) time-based: defina um prazo para início e fim do objetivo.
Note, então, que o objetivo começa com a definição do que deve ser feito, nesse caso: contar o número de funcionários. Mas isso não é suficiente. Também deverá esclarecer quem é o responsável, qual é o prazo para início e fim, além de como isso será realmente mensurado.
Crie um bom plano de ação
Agora que tem um objetivo preciso (esclarecendo o que deve ser feito, até quando e por quem), é hora de estabelecer um plano de ação. Pense nesse plano como uma ponte que liga seu objetivo até os resultados, ou seja: leva você de onde está para aonde quer chegar.
Para tanto, você precisa fragmentar seu objetivo em passos menores e mais fáceis. Isso pode ser feito por meio de duas perguntas: quais são os passos que devem ser tomados para realização do nosso objetivo? Depois: esse passo pode ser fragmentado em subpassos? Ao respondê-las, terá um passo a passo para concluir o headcount.
Execute o trabalho em união com outros profissionais
O trabalho de headcount pode ser complexo e demorado. Além disso, ele terá implicações em outras áreas, como a financeira. Exatamente por isso, o ideal é contar com a ajuda de outros profissionais, bem como avaliar o interesse de outros departamentos nesse processo.
Una-se, sobretudo, com o financeiro. Ele deve ter clareza do número de funcionários para criar o orçamento empresarial dos próximos anos. Também deverá ter um número preciso para subsidiar financeiramente estratégias de contratação ou demissão.
Ao longo da execução do headcount, lembre-se do objetivo inicialmente definido e dos passos que devem ser alcançados. Monitora as métricas e veja se estão sendo efetivamente alcançadas, depois corrija potenciais falhas. Assim, terá uma execução bem-sucedida.
Documente com segurança os resultados
Após a execução, lembre-se de documentar precisamente os resultados obtidos. Isso significa salvar com segurança dados sobre o número dos profissionais, suas funções e até mesmo inconsistências identificadas. Do contrário, poderá perder esses dados.
O mais interessante é que esses dados poderão subsidiar uma série de análises futuras. Além do headcount propriamente dito, você conseguirá fazer uma linha histórica com o número de funcionários, avaliando a escalada no número de “cabeças” na empresa.
Promova ajustes pontuais com base nos dados
Por fim, lembre-se que a identificação do número de profissionais (e suas informações complementadores) não é útil apenas para registro. Esse dado deve subsidiar ações diárias, tanto do RH quanto do departamento financeiro, no intuito de beneficiar a empresa.
Então, lembre-se de promover mudanças a partir dos dados levantados. Se encontrou um baixo número de profissionais, é hora de iniciar um processo de seleção. Por outro lado, se o trabalho diário não está alinhado ao job description, deve-se corrigir esse problema.
Nesse caso, o lema é um só: usar os dados levantados para melhorar. Ao fazer isso com frequência, poderá gerar uma série de benefícios à força de trabalho, assim como aos outros departamentos. Também promoverá uma vantagem competitiva ao empreendimento.
Como aplicar o headcount na avaliação de resultados da organização?
Para uma análise completa de indicadores não basta identificar o número de profissionais dentro da empresa, pois algumas equipes bem enxutas conseguem produzir mais do que outras que contam com uma grande quantidade de colaboradores.
O motivo é que equipes que contam com pessoas mais comprometidas e motivadas com o resultado produzem mais e melhor! Todas essas questões necessitam ser verificadas na avaliação de desempenho da organização.
Nesse cenário, é importante avaliar se os profissionais estão devidamente treinados, se estão motivados e bem alinhados ao que é pretendido pela empresa.
Mesmo com um quadro de trabalho robusto, quando não existe um alinhamento entre organização e pessoas os resultados costumam ficar abaixo do esperado.
Como utilizar o headcount de um modo mais estratégico?
Embora o indicador headcount seja uma das métricas mais importantes para uma empresa, principalmente quando consideramos as atividades relacionadas ao setor de Recursos Humanos, o seu pleno potencial só aparece quando ele é usado de um modo estratégico.
É necessário ressaltar, porém, que essa adoção mais eficiente do indicador só é possível quando a equipe, direcionada pelo time de RH para monitorar o indicador, implementa alguns processos fundamentais. Continue a leitura e descubra quais são esses processos e entenda como eles podem beneficiar sua empresa!
Estabeleça um organograma de cargos
A finalidade do indicador headcount é avaliar o número de colaboradores para que a força de trabalho, em uma empresa, seja utilizada de forma mais eficaz. Para que esse resultado seja alcançado, porém, o gestor de RH precisa ter em mãos dados sólidos a respeito do número de colaboradores e também das vagas em aberto.
Portanto, o primeiro passo para que o headcount seja implementado é entrar em contato com os responsáveis pela gestão em cada área da empresa e, por meio de uma entrevista, identificar as demandas por mão de obra em cada um dos setores.
Para que tais informações possam ser usadas no processo para tomada de decisões, elas precisam ser devidamente organizadas em um organograma que contenha o mapeamento completo de todos os cargos em aberto, isso nos diversos setores da companhia.
Revise, de forma frequente, as atribuições de cada cargo
Em um mercado acirrado, que evolui a cada dia com o desenvolvimento de novas práticas e tecnologias, é natural que as atribuições de cada colaborador se modifiquem ao longo do tempo para atender às novas demandas. Caso esse cuidado não seja tomado, existe a possibilidade de que a empresa fique para trás, perdendo no quesito produtividade.
Além disso, ao revisar as atribuições de cada cargo, o time de RH é capaz de avaliar se elas realmente estão beneficiando a empresa. Afinal, problemas como o acúmulo de tarefas tendem a reduzir a eficiência de um funcionário, o que obviamente reflete em sua produtividade.
Avalie o desempenho apresentado por cada cargo
Com base nas informações apuradas nos procedimentos anteriores, o time de RH já tem dados o suficiente para começar a criar estratégias, otimizando assim a produtividade de cada colaborador.
Nesse momento, os gestores diretos devem ser entrevistados mais uma vez. Dessa vez, a respeito do desempenho que cada posição de trabalho tem apresentado. O objetivo dessa segunda entrevista é verificar se o número de colaboradores é o suficiente para executar suas tarefas e se os resultados, apresentados por eles, têm sido satisfatórios.
Para que essa informação seja apurada de um modo mais preciso, as seguintes perguntas podem ser elaboradas.
- O setor conta com colaboradores o suficiente para desempenhar suas atividades de forma eficiente?
- A criação de novos cargos se faz necessária?
- Atualmente existem cargos dispensáveis?
- O número de colaboradores está pesando no caixa da companhia?
Elabore uma estratégia de atuação
Por fim, ao reunir todos os dados que foram coletados durante esse processo, o gestor de Recursos Humanos é capaz de observar de modo mais preciso tanto o número de colaboradores da companhia quanto suas necessidades por novos talentos. Por meio desses dados, ele pode elaborar uma série de estratégias em colaboração com os demais setores da empresa, para que o headcount seja implementado de forma eficiente.
Aproveite para mensurar o retorno sobre investimento (ROI)
Um dos mais importantes indicadores-chave de desempenho é o ROI, acrônimo de Return On Investment. Seu objetivo é avaliar o retorno financeiro obtido com certos investimentos e como isso tem promovido benefícios à empresa. Nos tópicos seguintes, esclarecemos o seu cálculo e como associá-lo ao headcount.
Cálculo do ROI
O Retorno Sobre Investimento é mensurado a partir de duas informações-chave: o valor inicialmente investido e o retorno obtido com esse investimento.
Veja um exemplo: imagine que comprou um novo software de gestão de recursos humanos e quer saber quanto de retorno ele tem gerado para a empresa. Você tem as seguintes informações: o custo do software (R$1.000,00) e o retorno financeiro que ele gerou nos últimos três meses (R$3.000,00). Para o cálculo, basta usar a seguinte fórmula:
ROI (em %) = ((retorno obtido – valor investido) / valor investido) x 100
Sendo assim, você tem:
ROI (em %) = ((R$3.000,00 – R$1.000,00) / 1.000,00) x 100
ROI = 200%
Sendo assim, você ganhou duas vezes o valor inicialmente investido. Ao que parece, foi um ótimo investimento. Infelizmente, em alguns casos, o investimento não gera retorno ou gera retorno a longuíssimo prazo. Quando isso acontece, a empresa pode ser prejudicada.
ROI associado ao headcount
Em muitas situações, é possível associar o ROI ao headcount. Você poderá saber, por exemplo, qual é o retorno médio obtido com cada nova contratação ou com a formação de uma nova equipe de trabalho.
Para tanto, o primeiro passo é saber quanto investiu nessa nova contratação ou equipe. Essa informação pode ser facilmente obtida com a projeção da folha de pagamento. Também deverá ter uma estimativa de retorno futuro, ou seja, uma previsão de quanto vai ganhar.
Imagine, por exemplo, que você contratou uma nova equipe com 6 profissionais de vendas. O custo mensal é de R$25.000,00 e você planeja ganhar um adicional de R$60.000,00 ao mês, Então, basta usar a mesma fórmula:
ROI (em %) = ((retorno obtido – valor investido) / valor investido) x 100
ROI (em %) = ((R$60.000,00 – R$25.000,00) / 25.000,00) x 100
ROI = 140%
É importante destacar que não há um limite para o ROI, nem mesmo um valor ideal. O retorno sobre investimento pode variar bastante segundo a qualidade do investimento e o retorno futuro esperado. No entanto, quanto maior o retorno obtido, melhor à empresa.
Diversidade do headcount
É sabido que a diversidade contribui para a construção de um ambiente plural e criativo e ainda é um forte compromisso com a responsabilidade social corporativa. Portanto, analise se existe diversidade no quadro de colaboradores ou se todos os profissionais seguem o mesmo perfil.
Com a integração de pessoas com experiências e características diferentes, a Gestão de Pessoas consegue garantir o progresso da cultura e uma maior diferença de pensamentos. Vale lembrar que, muitas vezes, é preciso apenas um ponto de vista diferente para vencer determinados desafios, o que é improvável sem a diversidade.
Como vimos ao longo deste conteúdo, para ter bons resultados, trabalhar com métricas e indicadores é fundamental. Isso também colabora para que o setor de RH seja mais estratégico e menos operacional. Assim, o headcount pode ser essencial no processo de tomada de decisão para compreender os objetivos da empresa, e não apenas assegurar a quantidade ideal de profissionais dentro da organização.
Portanto, headcount é um importante indicador para a Gestão de Pessoas e uma solução muito eficiente e de grande relevância para um melhor direcionamento da gestão de talentos da empresa, o que colabora para a performance do negócio como um todo. Além disso, favorece a projeção de cenários futuros.
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