Na gestão de RH, questões, como a otimização de tempo e de processos, são fundamentais. Sem que haja uma atenção especial a elas, as ações tendem a se tornar menos objetivas no dia a dia, o que gera resultados abaixo do esperado.

O fato é que o departamento de Recursos Humanos precisa lidar com diversas tarefas, sejam elas operacionais, táticas ou estratégicas, o que, muitas vezes, torna a rotina excessivamente burocrática.

Entretanto, quando existe uma racionalidade por trás das diferentes ações, ou seja, quando elas acontecem de maneira criteriosa, é possível ganhar tempo no dia a dia e, assim, tornar a rotina do RH mais eficiente.

Por isso, confira as nossas dicas para começar a melhorar a gestão de RH da sua empresa agora mesmo.

Faça um planejamento

O ponto inicial para qualquer ação deve ser sempre o planejamento. Listando as principais atividades que fazem parte da rotina do RH, você consegue pensar em formas para lidar melhor com elas e, assim, tem como organizar o dia a dia no setor.

Seguindo à risca o que foi planejado, você adquire maior controle sobre as ações, algo fundamental para dar dinamismo aos processos.

Comece planejando ações. Trabalhe com metas, estabelecendo prazos para cumpri-las. Com o tempo, os procedimentos se tornarão intuitivos e a falta de agilidade deixará de ser um problema para o RH da sua empresa.

Estabeleça metas realistas

Não adianta criar metas que vão além das possibilidades da sua equipe de RH. É preciso ser realista. Evite criar uma lista de atividades que tenha ações difíceis de serem cumpridas dentro do prazo. O ideal é que você pense com cuidado no estabelecimento de metas, de acordo com os seus limites e os da equipe.

Uma dica é identificar os momentos em que a produtividade é maior. É nesse período que as tarefas prioritárias precisam ser encaixadas. Isso é importante porque, mesmo se você tiver algum tipo de atraso ou dificuldade para cumprir suas metas, não serão as mais importantes que ficarão prejudicadas.

Saiba como delegar tarefas

Delegar tarefas de maneira eficiente é uma das características mais importantes que um gestor pode ter. Saber como transferir responsabilidades de maneira criteriosa, de forma que esse processo represente não somente uma diminuição de trabalhos por parte de um profissional, mas também um ganho de produtividade pela equipe, é o grande desafio.

É preciso que cada colaborador saiba exatamente qual é o seu papel no departamento, tendo claras as suas responsabilidades ao longo do processo. Somente assim a equipe terá como se organizar melhor para lidar com suas funções.

É preciso delegar tarefas de acordo com os talentos da equipe, para que o colaborador tenha condições de exercer as atividades mais adequadas para o seu perfil. Isso faz com que o trabalho se desenvolva de maneira mais eficiente e que o tempo, evidentemente, seja otimizado.

Avalie o desempenho

O devido entendimento a respeito daquilo que o funcionário pode oferecer para a empresa é fundamental para que as ações do RH sejam eficientes, na tentativa de otimizar o tempo da equipe e tornar a gestão aperfeiçoada. Para tanto, recursos, como a análise de desempenho, são fundamentais.

Com softwares específicos, você pode fazer com que a avaliação se torne mais ágil e consegue ter acesso aos resultados com facilidade. Isso permite a realização de comparações para a criação de estratégias, visando a aumentar a produtividade da equipe.

Evite distrações

Sites, como o Facebook, e aplicativos, como o WhatsApp, são muito úteis para facilitar a comunicação no dia a dia. É nessa lógica que eles devem ser entendidos, principalmente quando o tema é ganho de tempo. Entretanto, são instrumentos que, em boa parte das vezes, acabam atuando contra a produtividade na empresa, ao serem usados de maneira equivocada.

Não é preciso eliminar esses recursos do dia a dia, mas é recomendável ter critérios para utilizá-los. Em situações em que é preciso ter maior grau de concentração na realização de uma determinada atividade, deixar o celular ligado ou o computador com uma aba aberta numa rede social pode ser um convite à distração.

Ter critérios para lidar com esse tipo de tecnologia é fundamental para garantir uma melhor gestão de tempo nas empresas.

Trabalhe com uma ferramenta para fazer a gestão de RH

É preciso informatizar as rotinas. Isso porque as ferramentas têm apresentado soluções cada vez mais sofisticadas que, se não forem aproveitadas dentro das empresas, certamente farão com que elas fiquem em desvantagem no mercado.

É preciso automatizar os processos para que a equipe não perca tanto tempo fazendo todo o trabalho operacional manualmente. Essa é uma maneira inteligente, e com excelente custo-benefício, de garantir que a quantidade de erros seja reduzida.

Contando com um software, toda a informação colhida pode ser devidamente armazenada de maneira segura, permitindo que somente as pessoas autorizadas tenham condições de acessá-las. Além disso, outro diferencial é que um sistema permite que várias pessoas atuem num mesmo projeto, ainda que precisem acessá-lo simultaneamente.

Processos, como de recrutamento, de seleção e de entrevistas, podem contar com o auxílio desse tipo de sistema nos envios de documentos, o que faz com que o trabalho do RH ganhe em dinamismo. Com os recursos adequados, isso pode ser feito de tal forma que não perder tempo passa a representar uma vantagem do ponto de vista estratégico para o profissional de RH.

Com um software que automatiza os processos de recrutamento, é possível tornar a contratação mais ágil dentro da empresa, trabalhando com uma plataforma capaz de centralizar, em um ambiente online, as diferentes etapas que envolvem os processos de seleção, gerando ganho de tempo e economia.

Enfim, considerando as dicas aqui apresentadas, você tem como tornar o dia a dia do RH da sua empresa mais eficiente, evitando problemas, como os retrabalhos, por exemplo. Não deixe de aplicar as sugestões e conferir, com o tempo, a evolução no desempenho no setor.

Com essas dicas sobre gestão de RH, você já tem como aperfeiçoar os processos na empresa em que trabalha. Confira também como calcular a produtividade de colaboradores.