A atual competitividade do mercado exige precisão e agilidade. As organizações entendem que processos longos, burocráticos e sujeitos a erros ocasionam perda de tempo e recursos financeiros. Por isso, o planejamento de RH precisa priorizar ações otimizadas e garantir resultados rápidos e eficientes. Você sabe como fazer isso?

As ações manuais e inúmeras planilhas podem dificultar o funcionamento do setor de RH. O volume de tempo despendido nessas tarefas, assim como a necessidade de correções e de retrabalho, pode impedir que o departamento coloque seu foco em ações estratégicas para atender a demandas burocráticas.

Quer saber como mudar essa realidade? Então acompanhe nossas 7 dicas para otimizar os processos manuais com a ajuda da tecnologia. Confira!

7 dicas para otimizar processos manuais

1. Adote soluções tecnológicas

Atualmente, o mercado oferece soluções para facilitar as rotinas do RH com o auxílio da tecnologia. Como sabemos, empresas com mais de dez funcionários devem adotar o ponto eletrônico. Também é possível controlar o horário de trabalho dos funcionários por aplicativos.

Além de ser uma solução mais prática e barata para realizar esse registro, inclusive para colaboradores que trabalham de forma remota, os apps dispensam a necessidade de fazer um levantamento mensal dos cartões de ponto, como ocorria anteriormente.

Portanto, esses recursos tecnológicos “conversam” com sistemas e registram automaticamente os dados coletados ao longo do período. Eles economizam o tempo da equipe e ainda eliminam os erros gerados por equívocos em anotações ou esquecimento de etapas.

2. Automatize tarefas burocráticas

Muitas tarefas do dia a dia podem ser automatizadas, como a folha de pagamento, a gestão de arquivos de colaboradores, as orientações e políticas da empresa, os desligamentos e até mesmo as contratações.

A automação é essencial por muitos motivos, mas neste tópico vamos ressaltar a eliminação do retrabalho. Ele é um verdadeiro impeditivo à produtividade, e pode ser facilmente solucionado com o uso de softwares que automatizam tarefas.

3. Informatize os processos de seleção

Algumas etapas do recrutamento e seleção de candidatos podem ser informatizadas. Isso permite, além da redução do Lead Time, outras vantagens para a qualidade desse processo.

Com o software apropriado, o RH pode definir uma série de critérios para filtrar currículos. Desta forma, o responsável pelo recrutamento receberá apenas as candidaturas que realmente preenchem os requisitos para o cargo.

Qual é a principal vantagem? Enquanto um sistema cuida da parte burocrática da seleção, o especialista pode dedicar seu tempo e expertise nas etapas presenciais, necessárias para escolher o candidato com o perfil profissional e comportamental mais adequado ao cargo.

4. Utilize soluções em vídeo

Mesmo após as etapas iniciais de seleção, o recrutador nem sempre precisa realizar todas as atividades de forma presencial. Uma tecnologia que tem conquistado um espaço relevante é a utilização de vídeos para entrevistar candidatos.

Esse tipo de recurso auxilia não só na administração do tempo do recrutador, como também permite o acesso a candidatos que dificilmente compareceriam a uma primeira entrevista presencial.

É o caso de profissionais atualmente empregados ou que moram em outras cidades e estados. Esses talentos podem ser excelentes opções para a empresa, mas a necessidade de deslocamento nas etapas iniciais seria um impeditivo até mesmo à candidatura.

Com recursos como a videoconferência, a equipe pode realizar as etapas iniciais de seleção de forma remota, trazendo o candidato até a empresa apenas quando existir uma possibilidade real de estabelecer uma relação empregatícia produtiva para ambas as partes.

5. Amplie os canais de comunicação

Muitos dos desgastes que acontecem dentro das companhias e das falhas que prejudicam os processos se devem a problemas com a comunicação organizacional.

A tecnologia permite aprimorar esse processo. Por meio dela, a equipe de recursos humanos pode não só criar os comunicados, mas distribuí-los e acompanhar a recepção de notas informativas pelos colaboradores.

Assim, ela tem a segurança de que todos tiveram acesso às informações emitidas, e o não cumprimento dessas determinações se torna responsabilidade do próprio colaborador.

6. Facilite o acesso dos funcionários à informação

Durante muito tempo, o RH foi a principal fonte de informação dos funcionários. Eles precisavam recorrer ao departamento para obter seu demonstrativo de pagamento, segunda via de documentos e comprovantes, obter esclarecimentos sobre benefícios, justificar faltas e atrasos, solicitar férias ou consultar o banco de horas.

Hoje, com as facilidades da tecnologia, eles podem ter esse tipo de informação ou realizar esses procedimentos de qualquer lugar, sem interromper as atividades da equipe de recursos humanos. Qualquer funcionário pode ter acesso a todos esses comprovantes por meio de um portal com acesso restrito.

Assim, ele não precisa que um funcionário da área dispense parte de seu tempo para esse tipo de atendimento. Ele mesmo pode salvar ou imprimir esses documentos em qualquer local, até mesmo em sua própria residência.

7. Recorra a um software exclusivo para o RH

A atuação do departamento de recursos humanos tem dois aspectos muito bem definidos: o operacional e o estratégico.

O gestor de RH tem a missão de atuar de forma estratégica. Para isso, ele deve alinhar os funcionários aos objetivos da organização, avaliar o desempenho dos colaboradores, trabalhar para desenvolver os recursos humanos e reter talentos, entre outros processos.

No entanto, apesar da extrema importância dessas ações, ele não pode descuidar de outro aspecto: o operacional, que envolve inúmeras tarefas burocráticas.

Ele precisa se assegurar de que tarefas como a elaboração da folha de pagamento, relatórios, pagamento de encargos, registros e prestação de contas aos órgãos oficiais ocorram da forma devida.

Essa necessidade faz com que muitos Recursos Humanos acabem dedicando todo ou a maior parte de seu trabalho a questões burocráticas — que são urgentes — e deixem de lado a atuação estratégica.

Portanto, a utilização de um software exclusivo para o RH é fundamental para retirar esse peso do departamento. Ao automatizar todas essas tarefas, ele permite que a equipe dedique seu tempo a atividades que promovam a produtividade e a alta performance do quadro de funcionários e da organização.

A substituição dos processos manuais por recursos tecnológicos é fundamental para reduzir o tempo gasto em atividades burocráticas e permitir o foco em uma gestão estratégica de pessoas. Somente desta forma o RH pode cumprir seu verdadeiro propósito nas organizações.

Entendeu como otimizar processos e favorecer o planejamento de RH? Quer conhecer outros recursos para aumentar a produtividade do departamento? Entre em contato com o Compleo e descubra soluções indispensáveis para esse setor estratégico!