O Departamento Pessoal é um dos setores que integram a estrutura organizacional de uma empresa. E tem a importante missão de lidar com grande parte da burocracia da instituição. Entretanto, para alguns gestores, a função do Departamento Pessoal e a sua importância nos resultados de uma empresa ainda não são tão nítidos.

O que é um grande equívoco, dada a relevância desse setor ao agilizar o processo burocrático e manter a organização dentro da lei.

O DP, forma coloquial usada para se referir ao departamento pessoal, é o órgão responsável por garantir que a empresa está seguindo, devidamente, as leis trabalhistas. Todas as obrigações financeiras e fiscais que tenham relação com colaboradores transitam por este setor.

Logo, as atividades do DP ajudam a evitar o pagamento de multas e assegurar que os direitos e os deveres dos colaboradores estão sendo devidamente cumpridos. Também é função do departamento pessoal resolver casos de ação movida por ex-funcionários, quando relacionado à questões financeiras. 

Quer entender, detalhadamente, tudo sobre as funções do DP? Então, confira esse conteúdo exclusivo que nós da Xerpa preparamos para você! Aproveite!

O que é departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é a base de toda a estrutura organizacional da empresa. Tem a responsabilidade de lidar com as legislações trabalhistas e gerenciar todas as tarefas burocráticas que envolvem os colaboradores.

Assuntos como admissão, pagamento, férias, banco de horas, etc, são de incumbência do profissional que trabalha neste setor. Por isso, quem assume esta função deve ter conhecimento da legislação trabalhista e administração.

Toda empresa, seja qual for o porte, precisa manter registrado a situação de cada um de seus colaboradores. Esses dados são necessários para que os cálculos de recolhimento e a concessão de benefícios, por exemplo, sejam realizados do modo correto. E também para que não escape nenhum detalhe no cumprimento das obrigações financeiras e fiscais.

Pode-se pressupor, portanto, que o volume de informações que o DP tem que lidar é bem alto. Atuar com responsabilidade e eficiência neste departamento exige muita dedicação e, por isso, requer um setor único para tais atividades e profissionais capacitados para exercer tais funções vitais para a empresa.

Além de agilizar os processos burocráticos, o DP também os torna mais eficientes. Toda a gestão e planejamento por trás função do departamento pessoal reduzem os erros e minimizam os riscos da empresa sofrer um processo trabalhista.

Departamento Pessoal e RH são a mesma coisa?

A confusão entre o departamento pessoal e o de recursos humanos é bem comum, mas eles não são iguais. Existem diferenças significativas entre os dois setores.

Nas pequenas e médias empresas, pode ser que essas diferenças não sejam tão claras, devido ao número reduzido no quadro de funcionários. E por muitos deles desempenharem funções de mais de um cargo.

Entretanto, em grandes empresas, a diferença de atividades entre os setores é bem perceptível.

Entenda logo abaixo:

Setor de departamento pessoal (DP)

Exerce atividades que visam cumprir a Legislação Trabalhista e Previdenciária. Executa e acompanha questões burocráticas que envolvem os colaboradores, como: folha de pagamento, cálculo para o pagamento do 13º, INSS e FGTS, gestão de documentos, entre outras atividades.

Setor de recursos humanos (RH)

Está voltado para as tarefas que envolvem as habilidades e competência dos colaboradores. É o setor responsável pelo processo de recrutamento e seleção, pela administração de processos internos e comportamentais, promoção de treinamentos e gestão do relacionamento entre esses colaboradores e a empresa. 

Os dois setores estão diretamente envolvidos com questões relacionadas aos colaboradores. E, devido à afinidade e proximidade de suas atividades, devem caminhar em conjunto, visando cumprir as metas traçadas para o máximo desenvolvimentos dos funcionários.

Qual a função do departamento pessoal?

Como já descrevemos anteriormente, as funções do DP envolvem desde a admissão e o registro de cada colaborador ao cumprimento das leis trabalhistas, previstas na CLT.

Entenda um pouco mais sobre as principais atividades do setor:

a)    Processo de admissão

O recrutamento dos colaboradores é realizado pelo RH, porém a admissão é de responsabilidade do DP. Durante o processo, o setor deve assegurar que as leis trabalhistas e os direitos do funcionário sejam respeitados.

b)    Legislação trabalhista;

O DP tem a função de manter a empresa seguindo as leis trabalhistas em vigência. Deste modo, deve acompanhar toda alteração que ocorra na legislação para manter a empresa sempre atualizada, evitando desacordos com a lei. O líder do setor também é responsável por representar a empresa em ação trabalhista movida por funcionário ou ex-funcionário.

c)    Processo de desligamento

Assim como realiza a admissão, o processo de rescisão também deve passar pelo DP. O setor deve garantir que todas as leis sejam cumpridas ao desligar um funcionário da empresa, levando em consideração o tempo trabalhado, horas extras e outros fatores que há dentro da CLT.

Também compete ao DP, entender os motivos que levaram o colaborador a não seguir na organização. Essa é uma informação importante para melhorar os processos internos, seja no processo seletivo ou nas questões internas da empresa.

d)    Folha de pagamento

Fazer o cálculo do pagamento do salário e de benefícios, como vale transporte, vale alimentação, plano de saúde, participação nos lucros, entre outros, é função do departamento pessoal. Este controle evita que os funcionários sejam remunerados erroneamente ou que a empresa tenha prejuízo.

e)    Controle de horários

Se os colaboradores têm a obrigação de bater ponto diariamente, cabe ao DP controlar a frequência de cada um. E, a partir dos dados, calcular horas extras ou faltantes para que seja feita a compensação de acordo com o estabelecido entre as partes.

f)     Controle das férias

A gestão das férias dos funcionários exige logística e um bom planejamento. Além da questão financeira para a empresa, envolve também a preocupação em ano deixar equipes defasadas. O período deve suprir as necessidades do funcionário e da empresa.

g)    Impostos, taxas e contribuições

A restituição dos encargos pagos pelo empregador devem ser quitados em dia, por isso, todo cuidado é pouco. Ter uma boa gestão destes tributos dá tranquilidade à empresa e aos empregados.

Seja qual for o tamanho da sua empresa, contar com um setor específico de departamento pessoal é essencial. A quantidade de documentação e o detalhamento das leis trabalhistas exigem um processo muito bem alinhado e organizado.

Contar com setor – ou mesmo apenas um funcionário – dedicado exclusivamente aos processos burocráticos ajuda a melhorar o desempenho e os resultados da empresa. E garante, também, o cumprimento de todas as leis trabalhistas, evitando multas para a companhia.

Além disso, contar com um setor específico para cuidar dos processos burocráticos não sobrecarrega o setor de recursos humanos, que pode atuar mais ativamente no relacionamento com os colaboradores.

A burocracia é um dos principais empecilhos para o crescimento de empresas no Brasil. É por isso que nós da Xerpa estamos ao lado de pessoas e empresas, ajudando-as a alcançarem suas metas, sem impeditivos. Usamos o melhor que a tecnologia pode nos proporcionar para eliminar toda a carga burocrática e deixar você livre para crescer!

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