Os custos do home office vieram à tona nos últimos tempos devido à pandemia do COVID-19, que mudou fundamentalmente a forma como trabalhamos. O escritório, agora substituído pela sala de estar, sala de jantar ou quarto passou a ser o novo ambiente de trabalho de muitas pessoas.

Todas essas mudanças trouxeram impactos, tanto na vida dos colaborados quanto para as empresas e diante dessa nova realidade o empregador deve ficar atento às obrigações da empresa para ajudar a custear as despesas de home office. Quer saber como esses custos devem ser calculados? Continua a leitura do artigo e entenda mais sobre o assunto.

Quais são os custos do home office?

De um mesmo modo que outras categorias de prestações de serviços, o home office ou serviço remoto também conta com custos específicos. Esses custos são referentes a serviços como internet, energia e diversos materiais que os colaboradores precisam manter em seu exercício.

Quando as atividades deixaram de ser realizadas no escritório da empresa, diversos custos foram reduzidos ou cortados totalmente, como:

• eletricidade;
• manutenções de cômodos;
• limpeza do local;
• internet;
• consumos de materiais cotidianos.

O que acontece é que o serviço de prestar atividades, ainda que em home office, precisa de acesso a diversas ferramentas, conhecimentos e conexões para que haja o compartilhamento das informações.

Dessa forma, é preciso notar que os funcionários terão esse tipo de despesa em suas residências. É claro que são bem menores do que as existentes nas companhias, mas não deixam de ser importantes! Por isso, o RH precisa considerá-los sempre!

Obrigações do empregador de acordo com a CLT

A legislação responsável revela que os riscos pelo exercício cabem à companhia e não aos funcionários. Portanto, faz-se a inclusão das despesas para realizar as atividades de trabalho e que se presenciam na categoria remota.

Conheça um pouco sobre o assunto através da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):

• 2º – Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.

Ao fazer a previsão dos serviços remotos, o regime celetista também revela alguns pontos importantes a serem definidos em relação à prestação de atividades à distância, bem como os fatores a serem regularizados, sem que deixe de lado a observação disponível sobre as despesas geradas.

Em relação ao fator de trabalho remoto, ou seja, os serviços feitos à distância:

• 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Parágrafo único.  O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.

Quanto à regularização e formalização da prestação de trabalho no estilo home office:

• 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

• 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

 

• 2o Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.

Por conseguinte, o regime celetista deixa claro que ambos os responsáveis pelos negócios relativos à manutenção, bem como fornecer e adquirir ferramentas que tenham caráter indispensável à prestação do home office, seguem:

• 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Parágrafo único.  As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.    

Como pudemos perceber através da extração da lei celetista, há a responsabilidade de gastos e de riscos dos negócios, sendo a empresa estipulada a arcar com as despesas disponíveis.

Frente a isso, podemos concluir que é obrigatório esse pagamento. Se houver a recusa da empresa em auxiliar estes custos, e o funcionário conseguir a comprovação disso através de ação judicial, a companhia pode ter condenação e ser muito prejudicada.

O que é ajuda de custo para funcionários?

De acordo com lei nº 13.467, conforme a reforma trabalhista em 2017, há a classificação da prestação de serviços fora das dependências da empresa chamadas de “teletrabalho”

Ainda que haja a mudança do termo, a definição é sempre a mesma. Conforme o art. 2º da CLT, citado anteriormente, a empresa é obrigada a pagar pelas despesas do seu negócio.

Isso quer dizer que, nessa modalidade, ao passo que se exerce a profissão de modo remoto, e que se tenha custos para tanto, é dever da companhia o reembolso.

Como calcular a ajuda de custo?

Existem três tipos de despesas que são prioridades para calcular a ajuda de custo dos funcionários que atuam pelo sistema remoto de trabalho: eletricidade, internet e telefonia.

Claramente, a companhia não fará o custo total dos gastos. Portanto, é imprescindível conhecer o cálculo para gerar o valor, observando um impacto menor da questão financeira organizacional, ressarcindo o colaborador corretamente.

Eletricidade

O modo mais simples de fazer este cálculo é através dos eletrônicos usados. Para tanto, confira, a seguir:

• identificação da potência dos eletrônicos utilizados – geralmente em watts (W);
• divisão do valor dos watts por 1000 para alcançar o valor em quilowatts (kW);
• multiplicação do valor em kW pelas horas em que o eletrônica permanece ligado e, posteriormente, pelos dias de trabalho do mês;
• a partir do valor, fazer a multiplicação pelo valor de cobrança do kWh pela companhia de eletricidade.

Esse é o modo de fazer o cálculo do consumo de todos os equipamentos usados pelo trabalhador. Determinadas companhias fazem o cálculo de lâmpadas do ambiente em que o funcionário atua para prestar serviços.

Telefonia

Para calcular a telefonia, basta realizar o apontamento de demonstrativo da linha com ligações realizadas no âmbito de trabalho, bem como os valores cobrados em relação a cada uma.

Internet

Se for o caso da internet móvel, o cálculo base é o consumo médio de todos os dados das atividades. Ao fazer a soma, há a possibilidade de compreender o quanto da internet do funcionário está sendo utilizada para trabalhar.

Os exemplos das atividades e consumo são os seguintes:

• envio de e-mail de texto – 5 KB;
• acesso a sites específicos – 300 KB;
• envio de anexos em e-mail – 350 KB;
• efetuar download de aplicativo – 15MB;
• visualizar 1 minuto de vídeo através de streaming – 13 MB.

Quanto à internet fixa, há a possibilidade de computar os valores conforme a utilização dos colaboradores. Os valores do contrato por mês da rede terá divisão em horas de trabalho, tendo a empresa responsabilizada a efetuar pagamento do custo do tempo total dos serviços do colaborador.

Para um melhor fortalecimento do compliance e realizar os reembolsos com exatidão para os seus funcionários, estas dicas são essenciais!

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