Na hora de lidar com seus candidatos durante um processo seletivo, podem existir alguns desafios quanto a comunicação via e-mail. Como, por exemplo, usar uma linguagem adequada que imprima a identidade de sua empresa.

Existem alguns modelos, que se seguidos corretamente, facilitam seu diálogo com possíveis novos talentos. Além de contribuir para a imagem da empresa em relação aos candidatos e colaboradores.

Por isso, preparamos neste artigo algumas dicas de como realizar uma boa comunicação via e-mail com seus candidatos.

Atente-se à definição do assunto durante uma comunicação via e-mail

O assunto de seu e-mail é a porta de entrada para estimular o interesse em quem vai lê-lo. Ser muito breve pode ser danoso, da mesma forma que prolongar demais com informações que não sejam relevantes. Uma frase muito longa pode ficar oculta durante a exibição do e-mail na caixa de entrada, dificultando seu entendimento. Muito curta pode parecer que seja um spam ou até mesmo um vírus. Por isso, cuidado!

Para gerar um bom assunto para seu e-mail, é bom evitar algumas coisas que podem ser prejudiciais à relevância de seu conteúdo. Alguns exemplos:

• palavras que soem como spam;
• mentir no assunto sobre o conteúdo real do e-mail;
• escrever em caixa alta.

O ideal para um assunto ser bem escrito, é manter a média de 3 a 4 palavras escritas, ser relevante e honesto em relação ao seu conteúdo. Outra boa dica é usar palavras-chave relacionadas ao tópico do assunto na hora de endereçar o e-mail.

Escreva um texto personalizado, direto e objetivo

Quando se trata do conteúdo do e-mail, deve-se levar em conta quem o está recebendo. Dar um toque pessoal na hora da escrita pode ser um grande diferencial. Por isso, seja sempre profissional e considere as informações relevantes do candidato em relação às necessidades da vaga. Pense também na tensão que os candidatos passam durante as diversas etapas do processo seletivo. Além de demonstrar interesse em quem concorre as vagas da empresa.

Também se deve considerar o tamanho do texto. Informações de mais podem dispersar a atenção do candidato do real intuito de seu e-mail, até mesmo confundi-lo. O segredo para um corpo de texto ideal, é se manter entre 50 e 125 palavras, de forma a ser uma leitura breve e direta.

A objetividade é um destaque importante na hora de realizar uma comunicação via e-mail com os candidatos. Em algumas vezes, pode ser necessário enviar um conteúdo extenso comprometendo a leitura. É importante manter o foco no assunto, com frases curtas e organizadas. Evitar também o uso de abreviações.

Não é apenas no assunto do e-mail que usar caixa alta pode ser prejudicial. Usar durante seu texto pode causar a impressão de estar gritando. O que não é nenhuma forma agradável de lidar com alguém.

Tenha cuidado na hora de escrever seu texto

Seu e-mail é um documento. Trate-o como tal. Existem cuidados que são necessários para evitar equívocos que podem prejudicar sua imagem.

Começando com a saudação e encerramento do seu texto. Use um espaçamento adequado para ficar claro o início e o fim do texto. Sempre mantendo a cordialidade com o candidato.

É importante usar marcações em seu texto para orientar melhor o leitor. O uso de negrito ou sublinhado ajuda na hora de destacar informações relevantes e assim, melhorar a fluidez do e-mail.

Com a grande demanda de candidatos, pode ser necessário alguma ferramenta para comunicação via e-mail que envie mensagens em massa. Apesar da praticidade, o seu mau uso pode ser prejudicial ao enviar mensagens genéricas aos seus remetentes.

Na hora de endereçar o e-mail para seus candidatos, cuidado com as informações em relação ao cargo concorrido. Seja transparente para evitar surpresas.

Tenha em mente que o foco é o candidato e não sua empresa. Tenha consciência que é possível que já saibam de você. Por isso, é importante demonstrar diferencial no tratamento aos endereçados. Demonstrar um interesse na pessoa pode ser vantajoso durante o período do processo seletivo. Além de ajudar na personalização do e-mail, também mostra que a empresa se preocupa com quem concorre a vaga.

Além disso, não se esqueça de revisar o texto. Mesmo sendo uma mensagem breve, erros podem ocorrer.

Saiba que a linguagem usada também retrata sua imagem

Na hora de entrar em contato com os candidatos, a forma de se dirigir a eles mostra como a empresa se porta. É importante sempre ser respeitoso, cordial e profissional na hora do contato. Não importando se é um candidato ao cargo ou um antigo funcionário. A postura que a empresa tem com quem interage com ela, define seu perfil.

Sua linguagem diz bastante sobre sua história. Ela imprime a identidade da empresa para seu público e colaboradores.

A formalidade na hora de dialogar passa a seriedade de seu negócio. Mas não significa que ela deve ser usada em todo tipo de cenário.

Pode ser informal, se seu público-alvo for mais jovem, por exemplo. Não tem problema. É importante existir uma conexão com quem consome seus serviços e quem interage com a empresa. Fique atento a este detalhe: se sua empresa tem costume de usar gírias em seus textos, seja com colaboradores ou clientes, tome o cuidado de não exagerar, uma vez que pode prejudicar a comunicação via e-mail.

Demonstre cuidado e seriedade ao portar as más notícias

Seus candidatos são seres humanos, por isso, possuem inseguranças e fraquezas. Lidar com essas emoções pode ser complicado, principalmente, na hora de comunicar que alguém não conseguiu passar no processo seletivo.

Enaltecer quem teve sucesso é muito comum, principalmente, para estimular e engajar a pessoa em sua nova conquista. Mas e quem não teve a mesma felicidade?

Entregar as más notícias pode ser uma situação desagradável, mas seu feedback é muito importante. Ele contribui na satisfação do candidato. Com um e-mail breve, detalhe as experiências que a empresa teve com ele, expondo seus pontos positivos e agradecendo seu tempo disposto para o processo. Isso contribui com a imagem da empresa e a possibilidade de o candidato entrar em outro processo seletivo que encaixe em seu perfil no futuro.

Agora, você está apto a desenvolver uma comunicação via e-mail com seus candidatos e conquistar possíveis novos talentos para sua empresa. Para continuar vendo mais conteúdo como este, assine nossa newsletter!