Saiba como fazer o mapeamento de processos de RH de forma eficiente

O mapeamento de processos de RH é um método usado para entender de maneira clara e objetiva o funcionamento de determinadas atividades do setor, representando o passo a passo de cada operação em termos de entrada, saída e ação.

Imagine a atividade de recrutamento e seleção de pessoas. É possível esquematizá-la na forma gráfica para entender suas etapas e problemas. Também há outros processos de RH que podem ser mapeados, seja para entendê-los ou melhorá-los.

Essa prática confere uma série de benefícios, como o maior entendimento do que ocorre no expediente e a identificação de “gargalos” que precisam ser eliminados. Nos próximos tópicos, explicamos como fazer o mapeamento de processos de RH. Confira!

Conheça os 20% mais importantes

Existem muitos processos que são conduzidos pelo setor de RH, da assinatura de uma carteira de trabalho até a efetivação de um desligamento. Esquematizar todas essas tarefas pode demorar muito e, certamente, não oferecerá grandes vantagens ao RH.

Por causa disso, comece estabelecendo os processos mais importantes e que merecem ser mapeados. Seguindo o regra de Pareto, que diz que 80% dos resultados é proveniente de 20% das causas, é correto afirmar que 20% dos processos de RH são os mais importantes.

Esses processos podem ser o de recrutamento e seleção de pessoas, por exemplo, ou integração de profissionais recém-contratados. É natural que os 20% de processos mais relevantes variem de acordo com a empresa, então, avalie quais são os seus.

Estabeleça o objetivo do processo

Já definidos os processos mais importantes, é hora de mapeá-los de forma individual. Comece por entender o seu objetivo, isto é, por qual motivo esse processo existe. A ideia é que cada processo tenha um objetivo, e, somados, eles levem aos resultados-chave.

Pense no treinamento e desenvolvimento de pessoas, um dos processos importantes para a gestão de pessoas — seu objetivo pode ser o de afiar talentos ou garantir que a empresa tenha mão de obra qualificada. Entendê-lo é o primeiro passo para o mapeamento.

Alguns processos têm mais de um objetivo, e isso deve ser levado em consideração. A criação de programas de incentivo, por exemplo, tem como foco motivar os atuais colaboradores e promover a retenção de talentos. Então, defina um ou mais objetivos.

Determine a sequência de etapas

Como regra, todo processo é uma sequência de etapas que leva a certo objetivo. Então, qual a sequência de etapas correta para o processo que está sendo esquematizado? Do início ao fim, qual a ordem correta de acontecimentos? Detalhe tudo com atenção.

Imagine o processo de avaliação de desempenho. Tudo começa com a definição dos talentos que serão avaliados. Depois, é preciso definir o método de avaliação (em 180 ou 360 graus) e convocar os avaliadores. Por fim, coletar os resultados das avaliações.

Tente definir, da maneira mais minuciosa possível, o passo a passo que leva até o objetivo desejado. Isso é importante para que tenha uma visão mais minuciosa do processo. Assim, você poderá reforçar ou eliminar etapas menos importantes.

Identifique os recursos-chave para os processos

Do que cada processo precisa para ser executado com êxito? Essa é a questão-chave para realizar o quarto passo. O intuito é entender os recursos (financeiros, materiais e humanos) necessários à realização da atividade que está sendo mapeada.

Alguns processos demandarão um especialista em RH e um bloco de papel — é o caso do planejamento estratégico. Outros, como a aquisição de talentos, demandarão sistemas de recrutamento e seleção de ponta. Então, avalie as exigências de cada processo.

Muitas vezes, os atuais processos estão demandando mais recursos do que , de fato, é preciso. Esse é um momento importante para o RH, pois, ao identificar desperdícios, o setor poderá planejar a redução dos recursos e promover economia.

Identifique os gargalos a serem eliminados

Agora você conhece bem os processos, entende seus objetivos, sequência de passos e recursos-chave. Nesse momento, entenderá que existem gargalos que precisam ser eliminados ou neutralizados. Só assim poderá ter um alto desempenho.

Em resumo, um gargalo é um obstáculo que impede o alcance dos objetivos desejados. Na aquisição de novos talentos, a falta de um sistema de ponta é um gargalo. Já no treinamento de profissionais, o aparelho de Datashow danificado é o empecilho.

Então, aproveite para fazer um diagnóstico dos principais problemas e avaliar como eles podem ser eliminados. Desse modo, poderá esquematizar um processo mais enxuto e funcional, capaz de levar aos resultados desejados com menos recursos.

Desenhe o processo por meio de fluxograma

Uma das etapas mais importantes é fazer o fluxograma do processo de RH. Isso significa que será necessário fazer um desempenho gráfico do processo, definindo visualmente suas principais etapas até que se chegue ao resultado final desejado.

Não é difícil fazer um fluxograma. Basicamente, ele conta com símbolos geométricos, linhas e letras para indicar o que deve ser feito, como e quando. Ainda é possível criá-lo por meio de programas especializados ou pelo Excel.

O mais interessante é que, após a criação do fluxograma, será mais fácil que todos os profissionais de RH entendam o passo a passo correto para se executar certa tarefa. Assim, no final das contas, haverá um maior alinhamento no RH.

Compartilhe-o com o time de profissionais de RH

O mapeamento de processos de RH e a definição de fluxograma não existem só por existir. O intuito é promover melhorias dentro da gestão de pessoas, manter os profissionais de RH alinhados e garantir que os processos sejam realizados com êxito.

Para tanto, não basta levantar o passo a passo, é preciso compartilhá-lo com o time! Então, reúna a equipe de recursos humanos, explique os processos que foram mapeados, o motivo disso e, por fim, qual o ordem correta para a realização dessa tarefa.

No fim das contas, além de aumentar a sintonia do time, você poderá garantir processos mais enxutos, economizar recursos importantes e arquitetar um RH mais estratégico.

Esses são os principais passos para o mapeamento de processos. Ainda é importante destacar que ele deve ser feito de tempos em tempos, avaliando se os profissionais ainda estão seguindo o que foi definido ou se alguma etapa já mudou. Então, quando necessário, promova adaptações no fluxograma e compartilhe-as com o time.

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