Processos de RH: por que deixar para trás os processos manuais?

Os processos de RH tendem a ser demorados quando executados manualmente. Diante do grande fluxo de trabalho, o setor fica sobrecarregado e com um acúmulo de demandas que gera custos e prejudica a produtividade.

A exposição aos erros e retrabalhos também é grande, além do acúmulo de papéis, dificultando as consultas posteriores. A manutenção dessas práticas representa um retrocesso desnecessário para sua empresa.

Este post vai mostrar de forma detalhada como os processos manuais são prejudiciais ao RH. Continue acompanhando e saiba por que se adaptar à era digital!

Veja 5 motivos para abandonar os processos manuais

A era digital já chegou para todos, especialmente para o setor empresarial. O RH da sua empresa tem tarefas complexas que demandam tempo e esforços, então, é preciso otimizar. Processos manuais levam muito tempo para serem feitos, além de estarem sujeitos a erros.

Quer ver bons motivos para abandoná-los? Confira 5 deles!

1. Livrar-se da dependência de planilhas

Existe um grande número de processos de RH que são controlados por planilhas, como gestão de benefícios, variáveis da folha de pagamento, férias e controle de ponto.

A padronização e o aumento da eficiência desses processos podem ser atingidos com o apoio de um software para a administração de pessoal. Ele oferece métodos embasados nas melhores práticas de negócio, colaborando para a economia de tempo e, consequentemente, de recursos financeiros.

2. Não se deparar com falta de dados para a tomada de decisão

A falta de informação acontece devido à ausência de controle e visão dos colaboradores de RH durante a emissão de relatórios e indicadores. A melhor solução é instalar softwares para automatizar os processos de RH.

Eles padronizam e integram as diferentes demandas, proporcionando ao gestor informações referentes às operações e às perspectivas administrativas e gerenciais. Assim, o sistema de gestão representa uma grande ajuda na tomada de decisões.

3. Ganhar organização e credibilidade na folha de pagamento

A folha de pagamento requer esforços e um controle eficiente. Possíveis erros acarretam a necessidade de retrabalho e, eventualmente, de correções. Se a folha de pagamento apresentar falhas persistentes, isso é refletido em custos extras, insatisfação dos colaboradores e até mesmo ações trabalhistas.

Para solucionar essa questão, você pode buscar um software de folha de pagamento. Além de efetuar os cálculos das rotinas trabalhistas de forma correta, ele gera um histórico de ocorrências dos funcionários. Com essas informações, é possível fazer um planejamento estratégico para o RH.

O software também promove a automatização de processos e controles manuais, reduzindo custos, aprimorando o fluxo da informação, diminuindo o retrabalho e eliminando o volume de papel gasto.

4. Ter processos definidos

A inexistência de procedimentos padronizados leva à falta de segurança da equipe, à dificuldade para organizar a rotina e à perda de produtividade. É recomendado que o setor de RH defina de forma objetiva seus processos, documentando todas as ações.

Portanto, estabeleça roteiros e regras para aumentar a eficiência da equipe. Isso resultará na otimização dos processos, diminuindo a possibilidade de erros e garantindo o atendimento das obrigações legais.

5. Reduzir custos

É comum que a contratação de softwares seja vista apenas como mais um custo para a organização. Contudo, a realidade é que a automação dos processos é um investimento, já que:

  • maximiza o lucro da organização, visto que um RH apoiado por soluções de tecnologia assegura o bom funcionamento das tarefas operacionais;
  • permite que o time de RH possa se dedicar a ajudar a empresa em atividades mais estratégicas e em busca de resultados;
  • diminui custos com a gestão de pessoas, pois permite uma análise completa e estratégica dos valores de manutenção de um colaborador;
  • otimiza os processos em um curto período, dispensando tarefas com planilhas e outros documentos do tipo;
  • diminui o índice de falhas humanas, já que os cálculos passam a ser feitos automaticamente, agrupando todas as informações em um mesmo lugar.

Saiba o que é automação de processos

Automação de processos é a otimização, racionalização e automação das atividades-chave que levam uma organização a reduzir gastos por meio da integração de aplicações, diminuindo o trabalho, acelerando as atividades e substituindo processos manuais por sistemas informatizados.

A automação de processos pode unir os bancos de dados de todos os setores da empresa — como recursos humanos, estoque, contabilidade, vendas e representantes regionais — em um único sistema de informação.

Assim, a automação na área de RH é uma tendência que pode ser utilizada para facilitar processos, reduzindo significativamente a carga de trabalho habitual.

Conheça as vantagens da automação de processos

O principal benefício de um sistema automatizado é que os dados ficam armazenados e preservados. Além disso, um software permite que vários profissionais de uma mesma empresa trabalhem em um mesmo projeto. Isso é possível porque o acesso pode acontecer ao mesmo tempo, tornando a comunicação mais ágil.

Em fases em que as empresas recebem dezenas de candidatos para processos seletivos, contar com a ajuda de ferramentas tecnológicas é fundamental para otimizar o tempo da equipe de RH.

Atualmente, o recrutamento, a seleção e, em algumas circunstâncias, até mesmo a entrevista podem ser realizados com o auxílio de softwares. A tendência é que cada vez mais processos de RH sejam automatizados.

Até mesmo o envio de documentos por meio da internet, no ato da contratação, também permite que o trabalho seja mais eficiente para o setor de RH.

Veja o que considerar para contratar um software de automação

Competitividade

Se todo o seu mercado de atuação já está automatizado, isso significa que sua organização pode ficar para trás e perder vantagem competitiva se não aderir à tecnologia. Quanto mais os profissionais estiverem responsáveis por tarefas manuais, menos tempo terão para realizar ações de valorização de capital humano que formam equipes mais eficientes.

Além de aumentar a eficiência, a automação de processos de RH também torna possível que a área assuma uma postura estratégica dentro da empresa. Com maior autonomia, o setor conquista mais tempo para analisar o negócio e oferecer soluções que tragam resultados positivos para a organização.

Segurança

Certifique-se de que o sistema automatizado ofereça total segurança para as informações da organização. Afinal, se dados sigilosos da empresa vazarem, seria como entregar estratégias de mercado para a concorrência.

Mobilidade

Se a empresa conta com funcionários trabalhando fora da organização, a possibilidade de atendê-los remotamente é muito vantajosa. A mobilidade traz vários benefícios para o departamento de RH.

Essa tecnologia permite que todos os processos da área, requisições e solicitações dos funcionários sejam gerenciados e realizados a qualquer hora e em qualquer lugar.

Veja 5 processos de RH que podem ser automatizados

Um setor de RH trabalha em processos tradicionais, ligados às atividades principais do departamento. Tais processos podem ser automatizados, ou seja, feitos por meio de sistemas que agilizam a conclusão das tarefas.

A seguir, veja os 5 principais processos que podem ser automatizados e saiba quais são seus benefícios!

1. Recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção é muitas vezes longo demais. Ao automatizá-lo, é possível reduzir esse tempo, conseguindo também mais economia e eficiência na escolha do talento ideal.

Por exemplo, as entrevistas por vídeo são fundamentais. Elas ajudam a analisar melhor o candidato, pois o material pode passar pela observação de diferentes profissionais. Além disso, é possível entrevistar candidatos de qualquer lugar, o que permite alcançar profissionais de regiões mais distantes.

Os sistemas de gestão de processo seletivo são outro bom exemplo dessa automatização. Eles permitem gerir as etapas, administrando informações e organizando todo o processo.

2. Admissão e demissão

A admissão e a demissão são processos de RH que demandam um alto volume de documentos. Há grandes chances de atrasos nessas etapas, já que é preciso levá-los à empresa ou enviá-los ao profissional.

Se a empresa tem um sistema que os armazena, cópias digitais podem ser solicitadas. Assim, o processo é agilizado e, principalmente, o controle desses arquivos no futuro é facilitado.

As pendências são resolvidas rapidamente dessa forma. Na admissão, a empresa consegue contar com o futuro funcionário em menos tempo. Na demissão, toda a situação legal é solucionada de forma ágil, com valores calculados e pagos corretamente, evitando ações trabalhistas e desgastes.

3. Cadastro dos colaboradores

É fundamental manter um cadastro de funcionários atualizado e eficiente. Imagine ter que fazer todos esses registros manualmente, compilando papéis em arquivos? Esse método gera muitos custos, além de demandar locais amplos para guardar tudo.

A digitalização resolve essa questão de forma simples e prática. Documentos necessários podem ser salvos no computador, ou até mesmo em armazenamentos em nuvem. Eles são seguros, práticos e administrados por servidores dedicados.

Os outros dados básicos ficam a cargo dos sistemas de gestão. Eles têm robustez suficiente para armazenar informações sobre todos os funcionários da empresa. Além de reter tudo com segurança, dessa forma é possível acessar informações rapidamente, agilizando as demandas.

4. Treinamentos e capacitação

Os processos de treinamento são fundamentais nas empresas. Eles capacitam os funcionários e permitem que estejam prontos para a gestão estratégica. Entretanto, não é fácil determinar quem já está pronto, especialmente em métodos manuais.

Um sistema ajuda a classificar os colaboradores de acordo com sua evolução. Assim, os gestores podem acompanhar o desenvolvimento diante dos treinamentos oferecidos na empresa.

Com esse acompanhamento mais próximo e organizado, a tendência é que todos se desenvolvam. O aproveitamento das ofertas de capacitação significa melhor desempenho diante das demandas da empresa.

5. Controle de ponto

Assim como as folhas de pagamento, o controle de ponto também é um dos processos de RH que demandam mais cuidado. O controle no papel está sempre sujeito a erros, seja do lado dos funcionários, seja na contabilização das horas.

Os pontos eletrônicos evitam enganos e erros no preenchimento. Eles são diretamente integrados com o software, enviando as informações para o computador. Assim, basta que o funcionário verifique os dados e emita a contabilização automática das horas trabalhadas.

Permita que os processos de RH da sua empresa sejam praticados com eficiência! Afastar erros e retrabalhos aumenta a produtividade do setor, contribuindo para a credibilidade da empresa como empregadora.

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