Processos de RH: por que deixar para trás os processos manuais?

É frequente os processos de RH serem demorados por conta da execução manual de tarefas relacionadas à gestão do negócio. Assim, o setor fica sobrecarregado com um grande volume de gerenciamento de processos manuais, o que compromete a produtividade e resulta em mais custos para a empresa.

Os processos manuais reduzem a produtividade da equipe, dificultam a padronização dos procedimentos, além de facilitar o acúmulo de papéis, entre outros prejuízos. Não está convencido? Veja a seguir boas razões para fazer esta mudança!

5 motivos pelos quais você deve deixar para trás os processos manuais

1. Se livrar da dependência de planilhas

Nos setores de RH, existe um grande número de processos que são controlados por planilhas, como gestão de benefícios, variáveis da folha de pagamento, férias e controle de ponto.

A padronização e o aumento da eficiência desses processos podem ser atingidos com o apoio de um software para a administração de pessoal, que traz métodos embasados nas melhores práticas de negócio. Isso colabora para a economia de tempo e, consequentemente, de recursos financeiros.

2. Não se deparar com falta de dados para a tomada de decisão

A falta de informação acontece pela falta de controle e visão dos colaboradores de RH durante a emissão de relatórios e indicadores. A melhor solução é instalar softwares para automatizar os processos de RH. Eles padronizam e integram diferentes processos, proporcionando ao gestor informações referentes às operações e às perspectivas administrativa e gerencial.

Assim, o sistema de gestão representa uma grande ajuda na tomada de decisões.

3.  Ganhar organização e credibilidade na folha de pagamento

Um grande número de erros no processamento da folha de pagamento acarreta a necessidade de retrabalho e, eventualmente, correções. Se a folha de pagamento apresentar erros persistentes, isto é refletido em custos extras, insatisfação dos colaboradores e até mesmo ações trabalhistas.

Para solucionar essa questão, você pode buscar um software de Folha de Pagamento. Além de efetuar os cálculos das rotinas trabalhistas de forma correta, ele gera um histórico de ocorrências dos funcionários. Com essas informações, é possível fazer um planejamento estratégico para o RH.

O software também promove a automatização de processos e controles manuais, reduzindo custos, aprimorando o fluxo da informação, diminuindo o retrabalho e eliminando o volume de papel gasto.

4. Ter processos definidos

A inexistência de procedimentos padrão leva à falta de segurança da equipe, à dificuldade para organizar a rotina e à perda de produtividade. É recomendado que o setor de RH defina de forma objetiva seus processos, documentando todas as ações.

Para isso, estabeleça roteiros e regras para aumentar a eficiência da equipe e a otimização dos processos, diminuindo a possibilidade de erros e garantindo o atendimento das obrigações legais.

5. Reduzir custos

É comum a contratação de softwares ser vista apenas como mais um custo para a organização. Contudo, a realidade é que a automação dos processos é um investimento, já que:

  • maximiza o lucro da organização, visto que um RH apoiado por soluções de tecnologia assegura o bom funcionamento das tarefas operacionais. Além disso, com um sistema informatizado, o time de RH pode se dedicar a ajudar a empresa em atividades mais estratégicas e em busca de resultados;
  • diminui custos com a gestão de pessoas, pois permite uma análise completa e estratégica dos valores envolvidos na manutenção de um colaborador;
  • otimiza os processos em um curto período, já que tempo e recursos valiosos para a organização são perdidos quando existem processos realizados manualmente, como em planilhas;
  • diminui o índice de falhas humanas, já que os cálculos passam a ser feitos automaticamente, agrupando todas as informações em um mesmo lugar.

Mas, afinal, o que é automação de processos?

Automação de processo é a otimização, racionalização e automação das atividades-chave que levam uma organização a reduzir gastos por meio da integração de aplicações, diminuindo o trabalho, acelerando as atividades e substituindo processos manuais por sistemas informatizados.

A automação de processos pode unir os bancos de dados de todos os setores da empresa — como recursos humanos, estoque, contabilidade, vendas e representantes regionais — em um único sistema de informação.

Assim, a automação na área de RH é uma tendência que pode ser utilizada para facilitar processos, reduzindo significativamente a carga de trabalho habitual.

Vantagens da automação de processos

O principal benefício de um sistema automatizado é que os dados ficam armazenados e preservados. Além disso, um software possibilita que vários profissionais de uma mesma empresa trabalhem em um mesmo projeto, já que o acesso pode acontecer ao mesmo tempo e a comunicação se torna mais ágil.

Em fases em que as empresas recebem dezenas candidatos para processos seletivos, contar com a ajuda de ferramentas tecnológicas é fundamental para otimizar o tempo da equipe de RH.

Atualmente, o recrutamento, a seleção e, em algumas circunstâncias, até mesmo a entrevista pode ser realizada com o auxílio de softwares.

Até o envio de documentos por meio da internet, no ato de contratação, também permite que o trabalho seja mais eficiente para o setor de RH.

O que considerar para contratar um software de automação

Competitividade

Se todo o seu mercado de atuação já está automatizado, isso significa que sua organização pode ficar para trás e perder vantagem competitiva, visto que quanto mais profissionais estiverem responsáveis por tarefas manuais, menos tempo terão para realizar ações de valorização de capital humano que formam equipes mais eficientes.

Além de aumentar a eficiência, a automação de processos também torna possível que a área de RH assuma uma postura estratégica dentro da empresa. Com maior autonomia, o setor conquista mais tempo para analisar o negócio e oferecer soluções que tragam resultados positivos para a organização.

Segurança

Certifique-se de que o sistema automatizado ofereça total segurança para as informações da organização. Afinal, se dados sigilosos da empresa vazarem, é como entregar estratégias de mercado para a concorrência.

Mobilidade

Se a empresa conta com funcionários trabalhando fora da organização, a possibilidade de atendê-los remotamente traz vários benefícios para o departamento de RH, já que todos os processos da área, requisições e solicitações dos funcionários podem ser gerenciados e realizados a qualquer hora e em qualquer lugar.

Se você gostou deste post sobre processos de RH, compartilhe com seus amigos nas redes sociais!


About

Compleo ATS: Software de Recrutamento e Seleção que ajuda você a gerenciar as etapas do seu processo seletivo, desde a abertura da vaga, divulgação, triagem, testes, entrevistas e organização de todas as etapas para que você possa contratar o melhor candidato no menor tempo possível.

Leave Comment