LGPD no RH: sua empresa está preparada?

Com a responsabilidade na inclusão e manutenção de dados referentes aos funcionários e às empresas, o setor de Recursos Humanos, na sua maioria, era vulnerável no armazenamento efetivo dessas informações. Como essa era uma questão que flutuava no ambiente corporativo, a LGPD no RH será a inovação e o suporte que os gestores tanto precisavam.

A Lei Geral de Proteção de Dados é um grande avanço, no que diz respeito à segurança de dados de todas as pessoas físicas que passarem pelo setor de Recursos Humanos das empresas e vai exigir da área uma adequação importante, para que todas as informações estejam bem protegidas, seja para coleta, uso e guarda dos dados.

A partir de agosto de 2018, essa Lei se tornou uma realidade e todas as instituições devem atentar-se para as modificações, que precisarão ser feitas e tudo esteja conforme a determinação da Lei, já que ela entrará em vigor a partir de fevereiro de 2020.

Neste texto, vamos mostrar o que é a LGPD, sua importância e impactos no setor de RH. Além disso, você vai aprender como o setor deve se adaptar a essa Lei tão importante para a preservação de dados. Não perca a leitura!

O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018, foi criada para proteger a privacidade dos dados do cidadão brasileiro, garantindo que suas informações pessoais não sejam repassadas a terceiros sem o seu consentimento.

Essa Lei é importante para que os chamados “dados sensíveis”, como cor da pele, religião, saúde, opção sexual e opinião política permaneçam indisponíveis para resguardar a pessoa de qualquer atitude discriminatória.

Baseada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), criado na União Europeia para proteger os cidadãos da captura ilícita de dados, que entrou em vigor em maio de 2018, foi adaptada para a realidade brasileira e sancionada no dia 14/08/2018, e sua vigência está prevista para 02/2020.

O principal objetivo dessa lei é a proteção da privacidade dos dados de todas as pessoas físicas naturais do Brasil, fornecendo ao cidadão maior controle para gerenciar como suas informações serão tratadas, armazenadas e comercializadas, dando a ele poder de denunciar práticas abusivas.

Qual é a sua importância?

Essa lei precisa ser observada como vantagem pelo RH das empresas, pois resguarda o setor de invasões em seu sistema, evitando que os dados sejam utilizados para fins duvidosos.

Como o Recursos Humanos é o setor que lida com a maior quantidade de informações da empresa, essa Lei vai impactar diretamente na área, tirando a equipe da zona de conforto, a fim de planejarem as estratégias necessárias para a implementação da ordem sem que haja desconforto entre os envolvidos.

Além disso, obriga as empresas a mapearem os processos de Recursos Humanos, para que os dados dos colaboradores e candidatos não fiquem disponíveis para acesso de pessoas não autorizadas ou caiam nas mãos de terceiros.

Quais os impactos da LGPD no RH?

Essa lei obriga o setor a alterar a maioria dos seus processos, desde a seleção até a demissão do colaborador, passando pelos dados de candidatos, clientes e fornecedores. Caso a organização não cumpra com as determinações, estará sujeita às multas e, em casos mais graves, a interrupção de suas atividades.

Para que a metodologia tenha o efeito esperado, de acordo com a Lei, e não seja um trabalho cansativo, o RH pode iniciá-lo quanto antes, mapeando todos os processos de RH, principalmente o trajeto percorrido pelos dados dos profissionais, programas que são utilizados, formas de envio etc.

Ao obter essas informações, será possível observar onde a segurança é mais falha. Contar com a ajuda de um profissional de TI responsável pela segurança dos dados é muito importante para começar as primeiras alterações, assim como uma assessoria jurídica, esclarecendo cada artigo da Lei.

Preservar os dados dos colaboradores

Os funcionários que já atuam na organização precisarão atualizar seu cadastro e assinar um termo autorizando a utilização de seus dados — a empresa precisará especificar todos os órgãos envolvidos e que precisam dessas informações, sejam públicos ou privados.

O colaborador precisa ter ciência para onde seus dados pessoais serão enviados, por isso, o RH precisa ter conhecimento aprofundado da Lei para explicar com detalhes e esclarecer todas as dúvidas que possam existir.

Uma estratégia ligada à equipe de marketing pode iniciar a divulgação dessa lei e, aos poucos, inserir os talentos nessa nova política interna. Dessa forma, os funcionários não são pegos de surpresa e as questões serão elucidadas antes da implementação propriamente dita.

Proteger as informações dos candidatos

Elaborar um documento de autorização e disponibilizá-lo ao candidato, no momento do seu cadastro na plataforma virtual ou presencial, perguntando se ele permite que seus dados sejam utilizados e para qual finalidade.

Assim como um documento perguntando se ele é a favor que seu currículo seja disponibilizado para outras empresas — informar quais — e com qual finalidade. Esse documento é importante principalmente para empresas de Recrutamento e Seleção, que precisam compartilhar os dados dos candidatos com a contratante para avaliações.

Essas medidas impactam diretamente a política interna das empresas, portanto, o gestor de RH deverá adequá-la para que não aconteçam imprevistos e a empresa seja punida.

Adequar o processo de admissão de funcionários

Para que o cadastro do novo profissional seja feito em conformidade, o sistema deverá fornecer segurança suficiente para que as informações não sejam compartilhadas. Os formulários de autorização do uso de dados devem ser informativos e didáticos, de forma que todos os contratados entendam sua finalidade e não tenham dúvidas no momento da assinatura, resguardando o RH de qualquer intervenção jurídica.

O RH pode iniciar os procedimentos com os novos admitidos, para que eles estejam em conformidade desde o início e, ao mesmo tempo, adicionar os documentos nos dossiês dos profissionais antigos.

Integração entre RH e TI

Esses dois setores serão os pilares da reestruturação de armazenamento, utilização e compartilhamento de dados, pois junto com um profissional Encarregado de Proteção de Dados (essa função está prevista na Lei), deverão realizar auditorias internas, revisando os contratos, as políticas de segurança e demais documentos que se refiram aos dados dos profissionais.

Após o mapeamento dos processos, feito pelo RH e a inspeção realizada pelo Encarregado, será criado um Relatório de Impacto de Privacidade. Nesse documento constarão todas as informações, para que o Núcleo de Tecnologia da Informação utilize as ferramentas tecnológicas necessárias a fim de que todos os sistemas sejam devidamente blindados.

A LGPD no RH é uma medida importante para alavancar o grau de confiança entre os funcionários e as empresas. Além disso, quanto mais eficiente for a sua implementação, maior será sua marca empregadora, pois ela será vista como uma empresa que respeita a todos, independentemente de serem contratados.

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