Lead time de contratação: entenda o que é e por que é importante

O termo lead time é originário da Engenharia de Produção e significa “o tempo decorrente da chegada de uma solicitação efetuada por um cliente até que seja entregue”. Assim, o lead time de contratação refere-se ao período entre o início e o fim de um processo seletivo.

Avaliar o prazo empregado no processo de admissão de novos profissionais significa diminuir o tempo de contratação, gerando menos ociosidade de ativos e investimentos parados, além de custos mais reduzidos para sua empresa.

Mas como o lead time funciona para a contratação de novos colaboradores?

Lead time é o tempo de espera entre o início da primeira atividade, ou seja, solicitação do setor para a contratação de um profissional, até a conclusão do processo seletivo, que é a efetivação do candidato.

Sendo assim, esse tempo se relaciona com os processos de RH e envolve:

  • apuração do descritivo da vaga;
  • aprovação do perfil traçado para a vaga;
  • divulgação;
  • captação de talentos;
  • recrutamento e seleção;
  • entrevistas finais;
  • contratação.

Esse processo auxilia o gerente responsável pela contratação na área de RH a pensar no tempo empregado em cada fase, ou seja, do pedido até a chegada do profissional ao setor solicitante.

Como calcular o lead time de uma contratação?

Nesse momento, cada caso é um caso, uma vez que cada vaga exige um tempo para se encontrar o candidato ideal. Enquanto que para funções operacionais o lead time geralmente é menor, para ocupações mais estratégicas o período à procura do perfil ideal pode dobrar.

Portanto, não há uma fórmula pronta para ser usada no cálculo do lead time. A determinação varia de acordo com o perfil da vaga e a qualificação esperada do profissional. Esses itens podem ser utilizados em diferentes etapas, como veremos a seguir.

Etapa 1

O primeiro passo é fazer uma lista com todos os atributos exigidos para a vaga, isto é, todas as competências necessárias para assumir a função.

Etapa 2

Estabelecer o prazo para captar os candidatos que tenham as competências necessárias para desenvolver a etapa 1. Por exemplo, conseguir um profissional que fale três idiomas vai demandar mais tempo do que aquele que fale somente o português. Tudo deve ser colocado numa planilha, a fim de mensurar uma média de tempo.

Além disso, se você trabalha de segunda a sexta-feira, precisa acrescentar os dois (2) dias do final de semana ao tempo de entrega.

Por exemplo, quatro (4) dias para recrutamento + dois (2) dias do final de semana.

Etapa 3

É o momento de adicionar o tempo de espera para as entrevistas coletivas e individuais ao lead time. O total entre as duas entrevistas finais será o lead time estimado para a entrega do trabalho.

Resultado final

Some todas as horas investidas nos processos específicos para cada contratação e converta em dias. Por exemplo: Um (1) dia para fazer o levantamento do descritivo da vaga + três (3) dias para divulgação + três (3) dias para o recrutamento + um (1) dia para entrevistas coletivas + um (1) dia para entrevistas individuais + dois (2) dias para final de semana + uma (1) hora de entrevista com a chefia imediata = 11 dias e uma hora.

Separamos para você cinco dicas de como otimizar o lead time de contratação. Acompanhe!

1. Use a tecnologia a seu favor

Assim como já aconteceu em outros setores das organizações, como financeiro e marketing, é preciso modernizar os processos do setor de RH, para que as ações sejam mais dinâmicas.

Diferentes ferramentas estão à disposição no mercado para serem usadas a favor da empresa (e do candidato) na seleção de novos talentos. E existem várias soluções online que ajudam a diminuir os custos e tornar mais rápidos os processos de recrutamento e seleção da sua corporação.

2. Aprenda a divulgar os cargos em aberto

O sucesso da divulgação das vagas em aberto também pode otimizar o seu processo de recrutamento. Muitas pessoas ainda acreditam que quanto maior o número de impactados com o anúncio, melhor.

Na verdade, quanto mais profissionais fora do perfil desejado se candidatar, mais tempo você vai ter de empregar para fazer a triagem. Portanto, falar com as pessoas certas é fundamental.

Estabeleça quem é o seu perfil de candidato ideal e destine a sua comunicação para ele. Descubra os canais em que ele está. Se você procura, por exemplo, administradores formados em universidades públicas do sudeste do país, procure por grupos nas redes sociais em que eles estejam.

Recorra a anúncios pagos, que permitam segmentar o público e alcançar apenas profissionais com o perfil que você deseja.

3. Seja criterioso ao filtrar as pessoas para entrevistas

O tempo dos gestores é algo cada vez mais precioso em tempos de alta competitividade, e a palavra deles é crucial para a decisão de contratação. Dessa forma, faça um estudo criterioso do perfil de cada candidato, antes de encaminhar à entrevista.

Faça o levantamento, por exemplo, do histórico profissional, notas de testes online, conquistas, compatibilidade com estilo de trabalho, realizações em empresas anteriores e outros dados, para identificar quais são os candidatos que realmente devem prosseguir nas etapas de seleção.

4. Centralize as informações em uma única plataforma

O ideal, para a otimização dos processos de recrutamento, é centralizar a comunicação e a análise de dados em uma mesma ferramenta ou plataforma de dados.

Isso permite maior facilidade para acompanhar as conversas com candidatos em cada fase e analisar não apenas o estágio atual do processo, mas também consultar históricos de forma bem prática.

5. Seja estratégico e planeje todas as suas ações

Você será pouco eficiente em seu processo de contratação se começar sem saber o perfil de candidato ideal para a vaga, quantas e quais etapas serão necessárias para avaliar os candidatos, onde e como você vai divulgar a vaga, entre outras questões.

Use as nossas dicas de como calcular o lead time para fazer o seu roteiro de entrevistas. Sem esse planejamento, você trabalhará com uma noção pouco eficiente de quem precisa contratar, e o resultado pode ser uma escolha de perfil errada, além de muito tempo de trabalho desperdiçado.

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