Ferramentas de gestão de RH: qual a importância para as empresas?

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O setor de RH, quando bem gerido, pode ser muito útil e estratégico para uma organização. Isso contribui para motivar os funcionários, direcioná-los para um treinamento vantajoso, reter talentos, selecionar profissionais capacitados, reduzir custos por meio de conscientização do uso dos recursos.

Como acontece com todos os outros setores de uma empresa, é fundamental fazer uso dos recursos tecnológicos mais adequados para a gestão do RH. A tecnologia pode ajudar o gestor a desenvolver seu trabalho com mais eficiência, o que significa mais produtividade para toda a empresa.

Veja as vantagens em usar ferramentas de gestão de RH!

As principais ferramentas de gestão de RH

Quando se fala em ferramentas de gestão de RH, estamos nos referindo ao uso de softwares de gestão que oferecem diferentes recursos para ajudar o gestor nos processos de recrutamento, seleção, contratação, análise de desempenho, elaboração da folha de pagamento e outros pontos.

Hoje, já é possível contar com plataformas que oferecem esses serviços online, ou seja, na nuvem. Assim, é ainda mais fácil e prático para o gestor organizar as operações de RH, fazendo um controle em tempo real.

A otimização de tempo é uma das vantagens mais importantes

Por que otimizar o tempo é tão importante? Porque, como se costuma dizer, “tempo é dinheiro”. Claro que um dos indicadores de produtividade de uma empresa é a forma como o tempo é aproveitado para a realização das atividades.

Para fazer o lançamento dos dados em planilhas e documentos de texto, é preciso ter muita atenção e muito tempo disponível, pois deve-se fazer a formatação e o preparo de cada documento.

Com ferramentas de gestão de RH, esse cenário muda drasticamente, já que é oferecida uma plataforma específica para o recebimento dos dados, não sendo necessário gastar muito tempo com formatação e com retrabalhos, caso seja preciso corrigir erros. Também não se corre o risco de fazer lançamentos duplicados.

As informações são mais precisas e fluidas

Em um software, o lançamento das informações é bem mais confiável. É possível construir uma base de dados mais precisa e detalhada, bem menos vulnerável a erros.

Por se tratar de um sistema automatizado, configurado para a realização de trabalhos específicos, o software favorece não somente que as informações lançadas sejam mais precisas, mas também contribui para que o fluxo dessas informações aconteça de maneira mais fluida e integrada, facilitando o acesso aos usuários.

A empresa ganhará com a economia de recursos

Muitos gestores não se sentem muito confiantes em adquirir um software por causa do investimento necessário, que pode ser relativamente alto em alguns casos.

Contudo, é preciso pensar no futuro e considerar que, ainda a médio prazo, o gestor poderá usufruir de benefícios como economia de papel e tinta para as máquinas de impressão, bem como haverá economia com horas extras, já que os trabalhos poderão ser efetuados no tempo certo e com uma quantidade bem menor de funcionários.

Além do mais, atualmente, os sistemas são disponibilizados em módulos que podem ser adquiridos conforme as necessidades do setor. Também existem os softwares na nuvem, que não necessitam de instalação no computador e funcionam como serviços prestados, sem a necessidade de licença de uso — ou seja, os custos diminuem porque o gestor só paga pelos serviços que contratar.

A estruturação de processos vai agilizar as operações do setor

O uso das ferramentas de gestão de RH vai ajudar também a efetuar processos mais enxutos e, consequentemente, mais rápidos.

Essa é uma das vantagens em fazer uso de um sistema automatizado de gestão. O fato de ele ser programado para determinadas tarefas ajuda a manter um ritmo constante de trabalho e facilita a vida dos funcionários que, cientes dos processos, cumprirão detalhadamente as orientações do sistema, aumentando a produtividade do setor.

A gestão de recrutamento e seleção torna-se mais focada

Essa etapa tão crucial para o RH pode se tornar mais prática com um software adequado, que permite, entre outras coisas:

  • arquivar, filtrar e localizar dados sobre os candidatos;
  • criar o perfil do candidato ideal (competências para o cargo);
  • organizar uma agenda para entrevistas;
  • registrar o desempenho de cada candidato.

As ferramentas de gestão de RH permitem o arquivo e o acesso a relatórios de desempenho

A ferramenta de gestão possibilita a criação de um histórico sobre o trabalho dos funcionários, permitindo que seja avaliado o desempenho de cada um e sejam tomadas decisões mais acertadas e justas, como reposicionamento, desligamento e promoção.

Um software também ajuda a criar um organograma e a definir planos de carreira, facilitando a retenção de talentos dentro da empresa.

O controle de assiduidade garante mais produtividade

Com as ferramentas de gestão de RH, é viável manter com eficiência o controle de ponto, uma das tarefas mais complicadas para o setor.

Integrado ao ponto eletrônico, um software automatiza o controle de assiduidade e pontualidade. Baseando-se no ponto registrado todos os dias e em dados relativos à sua jornada de trabalho, o sistema consegue identificar precisamente as faltas, os atrasos e as horas extras.

O cálculo da folha de pagamento é otimizado

Já que o sistema automatizado consegue identificar as horas trabalhadas e não trabalhadas de cada funcionário, ele realiza o cálculo da folha de pagamento com relativa facilidade. Para tanto, é necessário somente inserir os dados salariais.

Os erros caem consideravelmente com o cálculo automático, protegendo a empresa contra ações judiciais de natureza trabalhista.

As boas ferramentas também permitem gerenciar as condições de saúde e segurança do trabalho

Em algumas empresas, existe um setor específico que cuida da Saúde e Segurança do Trabalho (SST). Mesmo assim, o setor de RH precisa demonstrar interesse e envolver-se com esses pontos tão delicados.

O RH necessita manter controle sobre todos os eventos ligados à SST, registrando os riscos detectados dentro da empresa e as providências que já estão sendo tomadas para resolver o problema.

Um software permite o registro dessas informações, integrando com mais uniformidade o RH ao setor de SST.

A simplificação dos arquivos facilita o trabalho no setor de RH

Outra vantagem em usar as ferramentas de gestão de RH é que, como vimos, haverá redução na utilização de papel e, como resultado, os arquivos ficarão mais simplificados.

Os dados ficarão armazenados em servidores locais ou em servidores remotos (na nuvem). Dessa forma, há economia de espaço físico na empresa, além de uma solução ecologicamente correta, que poupa os recursos naturais.

Os arquivos, que devem ficar armazenados por um período mínimo de 5 anos, têm sua durabilidade aumentada. O sistema automatizado também facilita o acesso a arquivos mais antigos.

Depois de acompanhar como as ferramentas de gestão de RH podem aprimorar as atividades do setor e da própria empresa, aproveite para seguir a Compleo nas redes sociais: FacebookTwitter e Linkedin!

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