Em um mercado disputado, em que empresas passam por uma competição acirrada para garantir o seu espaço e, por consequência, seus clientes, todos os ativos do negócio precisam ser administrados de forma eficiente, o que obviamente inclui o recrutamento e seleção. Nesse cenário, entender o que é ATS (Applicant Tracking System) tem um enorme impacto na viabilidade de uma companhia.

Isso ocorre porque, por meio do sistema, o setor de Recursos Humanos é capaz de operar processos de recrutamento e seleção de uma forma muito mais eficiente e precisa, de modo que os colaboradores contratados tendem a se alinhar melhor à cultura da empresa e a contar com capacitações e características mais alinhadas aos seus objetivos.

Levando em consideração os impactos que contratações qualificadas têm sobre o desempenho de uma empresa, é fácil perceber a importância desse sistema! Você gostaria de entender como funciona essa tecnologia? Leia o artigo, descubra o que é ATS e entenda como ele pode beneficiar a sua companhia!

Na prática, o que é ATS?

Com a finalidade de se manterem relevantes, muitas empresas têm adotado as soluções desenvolvidas pela evolução da tecnologia como um diferencial em sua operação. Na prática, o ATS é uma dessas soluções, uma das mais úteis e eficientes.

De um modo simples e mais resumido, podemos descrever o sistema como um software desenvolvido com a finalidade de tornar a administração de todos os processos relacionados à captação de novos talentos mais simples e eficaz. Para garantir esse resultado, a tecnologia oferece uma série de funcionalidades projetadas para atender às demandas do setor de Recursos Humanos.

Normalmente, esse sistema é o primeiro contato entre a empresa e o candidato a uma vaga. Isso porque, por meio do sistema, os candidatos podem acessar informações, como:

• vagas em aberto na empresa;
• requisitos para cada cargo;
• benefícios auferidos por cada cargo;
• informações e orientações para que o candidato realize uma entrevista em vídeo;
• demais conteúdos úteis relacionados aos processos seletivos.

Por meio do sistema, os candidatos podem passar por uma série de processos a distância, usando a plataforma disponibilizada pela empresa. Quanto aos membros do time de RH, eles podem acompanhar cada etapa do processo, realizar avaliações e encaminhar os candidatos aprovados para etapas de avaliação e realização de testes presenciais.

Quais os benefícios do ATS para a empresa?

Dadas as características do sistema, é fácil perceber que ele oferece uma série de funcionalidades vantajosas para o setor de Recursos Humanos em uma empresa, o que, na prática, beneficia o negócio como um todo. Agora que você sabe o que é ATS, continue a leitura e entenda melhor esses benefícios!

Redução de custos

Um dos principais problemas enfrentados pelo time de RH é a quantidade de tempo e de recursos que ele precisa gastar com candidatos que, de fato, não estão alinhados ao perfil da empresa. Nesse contexto, o ATS surge como uma solução interessante!

Isso ocorre porque, por meio do sistema, o RH é capaz de avaliar os candidatos de forma mais precisa e de realizar testes que atuam como um filtro, eliminando candidatos que não atendem às exigências do cargo. Além disso, ao automatizar processos, como o envio de e-mails, os processos seletivos tendem a se tornar mais ágeis.

Portanto, a tecnologia abre espaço para que empresas reduzam seus custos de recursos e de tempo.

Ganho de eficiência na análise de dados

Não é novidade para o gestor de Recursos Humanos, ou para a equipe de colaboradores que trabalha com ele, que a execução de um processo seletivo precisa computar uma série de dados e informações que vão desde a verificação de currículos até a checagem dos resultados de testes e provas.

É importante ressaltar que, por mais competente e engajada que seja uma pessoa, ao lidar com um grande volume de informações, ela pode deixar detalhes importantes de lado, o que reduz a eficiência do processo e coloca em risco seus resultados.

Um sistema automatizado como o ATS, por sua vez, é capaz de analisar essas informações de um modo rápido e preciso, eliminando, assim, o risco de erros humanos e garantindo a qualidade dos processos de recrutamento e seleção.

Uso inteligente de informações

Durante um processo de captação de novos talentos, um grande número de dados e de informações úteis é gerado. O estudo de tais informações tem o potencial de garantir o sucesso do processo de seleção atual e de melhorar o nível dos que serão realizados futuramente.

A grande questão é que o volume dessas informações é tão grande que um grupo de pessoas levaria muito tempo para realizar uma análise. O ATS, por sua vez, é capaz de captar esses dados e de transformá-los em indicadores úteis, que podem ser usados pelo gestor de Recursos Humanos em seu processo de tomada de decisões.

Quais as tendências de recrutamento?

Segundo o Global Recruiting Trends 2018, do LinkedIn Talent Solutions, vivemos, atualmente, um novo cenário no recrutamento. Nesse novo modelo, o recrutamento e a seleção de talentos devem se basear em quatro tendências. Conhecer a fundo essa nova disposição do mercado é fundamental para que o setor de Recursos Humanos se mantenha atualizado.

Diversidade no time de colaboradores e gestores

Para 78% dos participantes do estudo, equipes em que a diversidade é maior costumam apresentar melhores índices de engajamento e produtividade, características que tendem a refletir positivamente nos resultados de uma empresa. Além disso, a diversidade também é benéfica para a cultura organizacional da empresa e, até mesmo, melhora a sua imagem diante do mercado e dos colaboradores.

Levando esses fatos em consideração, é fácil entender a importância do investimento em diversidade.

Inovações tecnológicas aplicadas ao recrutamento e à seleção

Em um mercado acirrado, a captação dos melhores talentos representa uma grande vantagem competitiva. Nesse contexto, os antigos métodos de recrutamento e seleção já não apresentam níveis satisfatórios de eficiência, o que torna a adoção de novas tecnologias e ferramentas indispensável.

Esse fator também é apontado pelo estudo, pois 56% dos entrevistados alegam que modelos antigos de entrevista devem ser trocados por práticas mais modernas, que implementam alguns conceitos, como a análise de emoções e a entrevista por vídeo.

Big Data e análise de dados

Os líderes mais antenados à nova realidade do mercado já estão inteirados a respeito da importância da apuração e da análise de informações. Segundo o relatório, 50% dos entrevistados acredita que a adoção de soluções em Big Data tende a afetar os procedimentos que envolvem um processo seletivo, tornando-o mais preciso e eficiente.

Inteligência Artificial aplicada à análise de candidatos

Dentre as inúmeras inovações tecnológicas, a Inteligência Artificial pode ser considerada uma das mais impactantes. Isso ocorre porque, por meio dela, softwares especializados, como um ATS, podem realizar suas operações de forma autônoma, uma característica que torna suas avaliações mais técnicas e imparciais.

Esse fator é tão importante e tende a gerar tantos impactos nos próximos anos que 35% dos participantes do estudo o apontaram como uma das tendências mais importantes para a captação de talentos.

Quais as novidades no uso do ATS?

Vivemos em um momento histórico em que grandes inovações ocorrem em períodos cada vez mais curtos de tempo. Essa é uma situação que afeta diretamente todos os setores da sociedade, inclusive os ligados à operação comercial de empresas e indústrias. O RH, indispensável para a operação de todos os tipos de companhias, tem recebido um grande número de ferramentas e soluções.

Muitas dessas inovações estão relacionadas ao ATS, então, continue a leitura, descubra as novidades apresentadas pelo software e entenda como elas podem beneficiar a sua empresa.

Novas fontes de candidatos

No período de 2011 a 2013, houve um aumento de 9% na contratação de profissionais com base em softwares de recrutamento e seleção. Mesmo sendo uma fonte importante, poucos desses sistemas estão adaptados às novas realidades da área, como o recrutamento social e colaborativo.

Essa integração é um fator importante, pois a mesma pesquisa mostrou que as redes sociais são, atualmente, a principal fonte na contratação de novos talentos. Para os recrutadores, essas plataformas são, hoje, a tendência mais importante e duradoura no processo de escolha do candidato ideal.

Várias empresas ainda subestimam o recrutamento de talentos e tratam o processo como se bastasse anunciar os cargos em aberto em sites especializados, receber currículos por e-mail e, no máximo, fazer um acompanhamento básico por meio de planilhas eletrônicas.

Isso resulta em um gasto desnecessário de tempo por todos os envolvidos na contratação. Além disso, o uso de sites de recrutamento caiu 5% desde 2011, o que mostra que essa abordagem já não é tão eficaz para buscar novos colaboradores.

É importante, então, usar as redes sociais, como o LinkedIn, para atrair os candidatos certos. Com o LinkedIn Recruiter, por exemplo, é possível enviá-los diretamente para o ATS da companhia.

Produtividade acima de tudo

Atualmente, há um crescimento exponencial de empreendedores no cenário brasileiro. Cada vez mais, surgem novas companhias e startups. Os números mostram que mais de 10 mil empresas com esse perfil movimentaram cerca de R$ 2 bilhões em 2012.

Geralmente, nas fases iniciais — de criação e expansão — de um empreendimento, o recrutamento é feito diretamente pelos sócios. Apesar disso, nem todos têm o conhecimento de ferramentas profissionais que podem auxiliar na atração de talentos.

Pode ser, ainda, que não tenham os recursos financeiros necessários e nem tempo para investir em empresas de consultoria para auxiliar nesse processo. A alternativa nesses casos é o uso de um ATS, que é simples e fácil de usar.

Com a adoção desse tipo de sistema, a atração de candidatos é mais inteligente. Afinal, com o processo totalmente on-line, não é necessário investir em hardwares e softwares específicos — sem contar que até a divulgação é mais eficiente.

Além de trazer praticidade, a busca por candidatos fica mais simples com a divulgação simultânea dos requisitos desejados e ganha-se tempo com o uso de vídeos e de autocadastro. Isso tudo torna a gestão de recrutamento mais produtiva e eficiente com custos menores.

Mais controle no processo seletivo

Com o uso do ATS, a seleção pode ser feita com base em filtros predefinidos. Isso permite reunir todas as informações específicas dos candidatos de maneira rápida e reduz o tempo gasto nessa tarefa.

Além do mais, o recrutador sabe qual a média necessária de currículos para começar o processo de seleção, bem como quais são os canais mais úteis na atração de profissionais. Com isso, é possível mapear novas estratégias.

O ATS colabora significativamente para a gestão, pois oferece relatórios e estatísticas que garantem maior controle. Assim, é possível fazer ações preventivas, como o aumento de pessoal, e obter melhores resultados em relação à capacidade produtiva.

Os sistemas automatizados de recrutamento e seleção melhoram a comunicação entre os gestores, já que padronizam os processos e reúnem as informações em um mesmo lugar. Dessa forma, a troca de informações é mais eficiente.

Com isso, a empresa não corre o risco de entrevistar a mesma pessoa mais de uma vez e nem perde a chance de contratar profissionais talentosos. Todos esses fatores permitem aumentar o controle sobre o processo seletivo.

Melhora da comunicação com os candidatos

Para as empresas que fazem vários processos de recrutamento e seleção ou que, geralmente, contratam muitas pessoas ao mesmo tempo, a comunicação com os candidatos pode ser afetada se não houver uma gestão adequada.

Como controlar melhor em qual etapa está cada candidato? Como garantir que todos os participantes recebam um feedback? Um software específico, como o ATS, mostra o andamento de cada processo de forma automática.

Para ajudar, ele envia e-mails para marcar entrevistas, o que agiliza o processo e garante que ninguém fique de fora. Assim, o recrutador não precisa gastar tempo para anotar na agenda que deve entrar em contato com os candidatos e nem ligar para eles.

Além de enviar notificações sobre novos testes e entrevistas, o ATS permite que o candidato acompanhe informações sobre o cargo. Com isso, o profissional sabe qual o período do processo seletivo, as qualificações necessárias e a descrição do cargo.

Outra possibilidade é oferecer ao candidato um feedback após o encerramento da seleção. Dessa forma, ele tem a chance de saber quais foram os motivos pelos quais não foi selecionado, o que é essencial para que ele entenda o que precisa melhorar.

Necessidade de cuidar da marca do empregador

Antigamente, apenas o candidato tinha de convencer a empresa de que tinha as qualificações necessárias para o cargo e de que estava apto a fazer parte da equipe. Hoje, as companhias competem pelos melhores profissionais, e um dos primeiros contatos que eles têm com elas é por meio da maneira como divulgam sua imagem.

Apresentar a companhia e a sua cultura e mostrar que se trata de um empreendimento que valoriza os trabalhadores é essencial. Isso começa na forma como o recrutamento e a seleção são feitos — inclusive no modo como a organização cuida da experiência dos candidatos envolvidos no processo.

Cuidar da marca do empregador é muito importante para manter os profissionais interessados na organização. A pesquisa Global Recruiting Trends 2018 mostra que 84% das empresas acreditam que a marca do empregador tem impacto significativo na capacidade de contratar novos talentos.

Esse levantamento aponta, ainda, que uma marca sólida reduz em até 50% o custo com contratação e diminui o índice de rotatividade em 28%. Além disso, sugere, como estratégia, o uso de vídeos, banners e funcionários em destaque no processo seletivo.

Colaboração como estratégia

O ATS, então, deixou de ser algo apenas para organizar cargos em aberto, candidatos e currículos. Hoje, é preciso contratar mais rápido e melhor. E mais: não são mais apenas o recrutador e o gerente da área requerente que participam do processo.

Em um mundo colaborativo, os processos de recrutamento e seleção podem incluir a participação de funcionários na atração de candidatos. Por isso, é importante convidar os colaboradores a se envolverem nessa experiência.

E, ao anunciar os cargos, por que não usar as redes sociais? Aproveite os colaboradores e incentive-os a compartilharem os cargos em aberto em seus perfis e a fazerem recomendações.

Depois, é viável dividir as informações dos candidatos automaticamente com todos os envolvidos no processo e permitir que eles emitam opiniões e atribuam notas. Essa tática reduz a resistência à entrada de um novo integrante na equipe.

Como resultado, o alcance que essa divulgação pode ter talvez seja muito maior do que o simples anúncio em um site de recrutamento. Afinal, pelas redes sociais, o cargo pode alcançar aquele talento especial que talvez nem esteja pensando em mudar de empresa.

O LinkedIn é um canal interessante para buscar talentos. Para melhorar a experiência do interessado, insira um botão de candidatura — isso evita que os profissionais tenham de preencher um longo formulário para se candidatar.

Ao visualizar o cargo, caso se interesse, com alguns cliques, o trabalhador pode enviar todos os seus dados do LinkedIn para o ATS da empresa. E sabe o que é melhor? As informações são mais fidedignas do que em um currículo tradicional.

Isso porque os perfis do LinkedIn não são vistos apenas por empregadores, mas também por quem conhece ou já trabalhou com o profissional. Isso torna improvável que ele inclua informações inverídicas na página — o que a torna uma fonte mais confiável.

É essencial planejar cuidadosamente cada etapa dos processos de recrutamento e seleção de futuros colaboradores. Afinal, é aí que se inicia a base para a construção de uma equipe competente. E lembre-se de deixar todas as etapas bem definidas para os candidatos.

A tecnologia facilita a tarefa de selecionar o profissional ideal para o perfil da empresa. Com ela, é possível, por exemplo, utilizar vídeos para reduzir entrevistas desnecessárias e analisar o comportamento do interessado.

Além disso, essa opção facilita que candidatos que estão distantes da empresa participem dos processos seletivos. Sem contar que os vídeos gravados podem ser compartilhados para avaliação entre os envolvidos na contratação.

O ATS, então, é como uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management – CRM). A diferença é que, em vez de ser usada com consumidores, serve para cuidar do relacionamento com os candidatos que são os futuros talentos da empresa.

Com a automação do processo seletivo, ganha-se tempo na etapa de triagem dos currículos. E o melhor de tudo é que o ATS pode ser integrado a outros sistemas internos para facilitar ainda mais a gestão do setor de RH.

Como escolher um ATS para a empresa?

Agora que você sabe o que é ATS e conhece suas principais vantagens e novidades, é interessante descobrir o que levar em consideração antes de escolher o sistema ideal para a sua empresa. Continue a leitura e tenha acesso a esse conhecimento!

Elabore um projeto de implementação

Quando pensamos na adoção de um ATS por uma empresa, o primeiro passo é o estudo das necessidades da empresa e a execução de um mapeamento completo de seus processos seletivos. Esse cuidado se faz necessário para que o time de gestores seja capaz de solicitar uma solução que, de fato, esteja alinhada às suas demandas.

Selecione um fornecedor

Para garantir a qualidade do sistema, é indispensável que seu fornecedor seja conhecido no mercado e que ele conte com um time de profissionais realmente preparado para a prestação do serviço.

Nesse contexto, o suporte também é de suma importância! Levando em consideração os prejuízos que falhas no sistema podem causar, é interessante que a empresa desenvolvedora do ATS ofereça um suporte de qualidade.

Capacite os colaboradores

Por fim, por melhor que seja uma ferramenta e por mais úteis que sejam as suas funcionalidades, se as pessoas responsáveis por as usarem não forem devidamente capacitadas, os seus resultados tendem a ficar aquém do esperado. Para evitar esse problema, o time de RH deve treinar cada funcionário para que todos sejam capazes de usar o sistema em seu pleno potencial.

Conforme novas tecnologias surgem e são incorporadas pelas empresas, elas modificam o mercado, elevando seus requisitos. Por essa razão, para que uma companhia se mantenha relevante, é fundamental que ela esteja alinhada às novas práticas e tecnologias adotadas pelo mercado.

Depois de ler este artigo, você entende a fundo o que é ATS. Que tal ver na prática como um software ATS funciona? Entre em contato com um especialista e agende uma demonstração do Compleo ATS.