Aprenda a adequar sua empresa às novas exigências do eSocial

O eSocial foi responsável por uma grande revolução no departamento pessoal das empresas, pois suas mudanças condicionaram os empregadores a investir em novas ferramentas e a capacitar os profissionais para enfrentar as exigências que o sistema inseriu nas atividades do setor.

No início do mês de julho, o governo anunciou a modernização do sistema, com a promessa de simplificar a ferramenta e torná-la mais acessível e amigável, facilitando o envio das informações e desburocratizando as tarefas obrigatórias.

Se a sua empresa precisa se adaptar às novas mudanças, neste conteúdo vamos informar sobre as alterações que acontecerão no eSocial e como as organizações devem se preparar para não sofrer impactos nos processos do RH. Confira!

Mudanças no eSocial

No anúncio feito em julho deste ano, o Secretário Especial de Previdência e Trabalho anunciou que o eSocial, que hoje conta com apenas um módulo, terá duas divisões a partir de janeiro de 2020:

  • Módulo 1: ambiente que hospedará as informações trabalhistas e previdenciárias;
  • Módulo 2: ambiente que hospedará as informações tributárias.

Após realizar uma pesquisa com desenvolvedores e usuários, os órgãos do governo identificaram problemas que dificultam o manuseio do sistema. A partir disso, alguns campos considerados redundantes e desnecessários serão eliminados. Foram sugeridas as seguintes mudanças:

  • utilização tabela padrão de rubricas;
  • eliminação de tabela de cargos, funções e horários;
  • exclusão de campos opcionais, como o número de documentos pessoais.

Com essa reforma prevista para o início de 2020, a intenção do órgão continuará sendo:

  • desburocratização do sistema;
  • eliminação de campos desnecessários e pontos de complexidade;
  • modernização e simplificação do sistema;
  • continuidade das informações;
  • respeito pelo investimento realizado por empresas e profissionais.

Cronograma de implantação e grupos de empresas

As adequações do sistema acontecerão gradativamente a partir de setembro/2019. Portanto, cada empresa precisa ter conhecimento sobre o grupo em que se encaixa e quais os prazos estipulados para realizar sua adequação, afim de se prevenir contra eventuais multas.

Grupo 1

Compreende empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000 no ano de 2016. As fases e os prazos de entrega são os seguintes:

  • fase 1: cadastro do empregador e tabelas — janeiro a fevereiro/2018;
  • fase 2: cadastro dos trabalhadores e eventos não periódicos — março a abril/2018;
  • fase 3: eventos de folha (periódicos) — julho/2018;
  • fase 4: DCTFWeb (substituição da GFIP para contribuições previdenciárias) — agosto/2018;
  • fase 4: DCTFWeb (nova GRFGTS – fim da GFIP para GRF e GRRF) — a definir;
  • fase 5: eventos SST — janeiro/2020.

Grupo 2

Empresas que faturaram em 2016 até R$ 78.000.000 e que não optaram pelo Simples Nacional em 01/07/2018 estão com os seguintes prazos:

  • fase 1: cadastro do empregador e tabelas — 16 de julho a setembro/2018;
  • fase 2: cadastro dos trabalhadores e eventos não periódicos — outubro/2018;
  • fase 3: eventos de folha (periódicos) — janeiro/2019;
  • fase 4: DCTFWeb (substituição da GFIP para contribuições previdenciárias) — abril/2019 (faturamento > 4,8 milhões) e outubro/2019 (faturamento < 4,8 milhões);
  • fase 4: DCTFWeb (nova GRFGTS – fim da GFIP para GRF e GRRF) — a definir;
  • fase 5: eventos SST — julho/2020.

Grupo 3

Entidades que optaram pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e organizações sem fins lucrativos:

  • fase 1: cadastro do empregador e tabelas — 10 de janeiro a fevereiro/2019;
  • fase 2: cadastro dos trabalhadores e eventos não periódicos — abril/2019;
  • fase 3: eventos de folha (periódicos) — janeiro/2020;
  • fase 4: DCTFWeb (substituição da GFIP para contribuições previdenciárias) — abril/2020;
  • fase 4: DCTFWeb (nova GRFGTS – fim da GFIP para GRF e GRRF) — a definir;
  • fase 5: eventos SST — janeiro/2021.

Grupo 4

Composto pelos entes públicos e organizações internacionais:

  • fase 1: cadastro do empregador e tabelas — janeiro/2020;
  • fase 2: cadastro dos trabalhadores e eventos não periódicos — a definir;
  • fase 3: eventos de folha (periódicos) — a definir;
  • fase 4: DCTFWeb (substituição da GFIP para contribuições previdenciárias) — a definir;
  • fase 4: DCTFWeb (nova GRFGTS – fim da GFIP para GRF e GRRF) — a definir;
  • fase 5: eventos SST — julho/2021.

Adequação às novas exigências

Embora o eSocial não seja novidade no ambiente corporativo, as mudanças exigirão que as empresas se adaptem à alguns processos para que todas as etapas avancem de forma positiva e efetiva. 

Apesar da afirmação do governo de que todos os custos com a implantação do sistema e a capacitação dos funcionários feitos pelas instituições não serão perdidos, algumas medidas tornam-se necessárias.

Estudar a empresa

Para facilitar todo o trabalho e torná-lo mais eficiente, é importante conhecer as características do negócio, pois o eSocial não afeta somente o setor de Recursos Humanos, mas todas as áreas da empresa, podendo impactar diretamente no clima, no cronograma do RH e na cultura organizacional.

Esse diagnóstico inicial vai sinalizar qual o grau de dificuldade dessa adaptação e quais passos deverão ser tomados para que os impactos sejam reduzidos.

Capacitar as equipes

Mesmo com todo o investimento já atribuído no início da implantação do sistema em 2016, as empresas devem atualizar os colaboradores quanto às novas mudanças, desenvolvendo treinamentos internos, se apropriando de uma comunicação clara e objetiva sobre o tema, além de ouvir os profissionais, visto que são eles os principais atingidos pelas alterações.

É importante montar uma equipe capaz de analisar profundamente as necessidades, com o intuito de minimizar os erros e garantir que todos atuem com segurança na ferramenta e cumpram os prazos determinados.

Automatizar os processos

Além de oferecer treinamentos, é importante que a organização adquira soluções tecnológicas de qualidade para facilitar a transição. Contar com softwares capazes de simplificar a rotina tornam as equipes de RH mais motivadas, engajadas e produtivas, mesmo com todas as dificuldades que possam surgir nessa transição.

O departamento pessoal das empresas é a parte burocrática do setor de Recursos Humanos, pois lida com folha de pagamento, benefícios, impostos e muitas outras atribuições indispensáveis para o funcionamento do negócio. Portanto, essa é a área que deve ter toda a atenção quando ocorre alguma mudança como essa.

O eSocial, mesmo com todas as reivindicações por parte dos empregadores, se tornou uma realidade e uma obrigação, pois o sistema foi criado para reprimir infrações por parte das empresas com relação ao que consta na CLT.

Com tantos processos burocráticos, a proposta é facilitar o uso da ferramenta, de modo que as empresas consigam prestar as contas necessárias ao governo. Portanto, adaptar-se ao novo modelo do eSocial deve constar no cronograma corporativo, para que a empresa permaneça em dia com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, sem a iminência de sofrer com multas e penalidades previstas em Lei.

Essas informações foram úteis? Se deseja aprofundar seu conhecimento, temos aqui um ótimo conteúdo para continuar as leituras sobre Recursos Humanos. Não deixe de conferir!


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