Uma empresa que não confere ao setor de recursos humanos, o famoso RH, a importância que ele merece, dificilmente será capaz de atingir bons resultados ao longo do tempo. Isso ocorre porque esse setor é responsável tanto por selecionar os colaboradores de uma companhia quanto por administrar essa relação que, muitas vezes, tende a ser complexa.

Na prática, isso significa que, caso o RH não seja capaz de realizar plenamente suas funções, os funcionários da empresa ficarão descontentes, o que pode acarretar problemas como a baixa produtividade e, dependendo da situação, processos judiciais.

Levando esses fatos em consideração, é fácil perceber como essa área é importante para o desempenho de uma empresa, a grande questão é, como otimizá-la? Continue a leitura e descubra 10 dicas práticas para garantir o bom funcionamento do setor de recursos humanos!

1. Invista em softwares

Não é exatamente uma novidade que o setor de recursos humanos é um dos mais movimentados de uma empresa. Além de lidar com a admissão e demissão de funcionários, o pessoal alocado nessa área ainda precisa executar tarefas relacionadas ao relacionamento dos colabores com a empresa. Entre elas, podemos citar administração de benefícios, garantidos pela CLT, como o cálculo de férias e de horas extras.

Por mais eficiente que o profissional de RH seja, o acúmulo de funções tende reduzir seu desempenho e pode, até mesmo, conduzi-lo ao erro. Além disso, ao precisar lidar diretamente com tarefas repetitivas, o profissional acaba com menos tempo para dedicar às funções estratégicas, que de fato impactam a eficiência da empresa.

Nesse contexto, os softwares surgem como a solução mais adequada. Por meio de um sistema especializado, o gestor de RH é capaz de automatizar todas as funções repetitivas, o que abre espaço para que ele aloque seus funcionários em atividades mais produtivas para a empresa.

Também é válido ressaltar que o uso da tecnologia tende a acarretar uma série de outros benefícios, continue a leitura e conheça alguns deles:

• acesso a informações mais precisas;
• processos mais ágeis e eficientes que propiciam a otimização de tempo;
• funcionalidades personalizadas de acordo com as necessidades da empresa;
• sistemas e mecanismos de segurança para as informações armazenadas.

2. Tenha um bom planejamento estratégico

Para que uma empresa de fato entregue bons resultados, sua estratégia de atuação precisa ser bem planejada e executada. A questão é que de nada adianta os planos definidos pela equipe de gestão serem excelentes se os colaboradores, responsáveis por implementá-los, não os compreenderem, ou simplesmente os deixarem de lado.

Cabe ao RH, por meio de políticas de conscientização, orientar os funcionários a respeito da importância seguir as decisões, tomadas pela gestão.

O setor de recursos humanos tem o potencial de alinhar os colaboradores de uma empresa a política de atuação, adotada por ela. Com a finalidade de atingir esse objetivo, o RH precisa definir uma estratégia que englobe desde o processo seletivo de colabores, até sua capacitação e desenvolvimento na organização.

Tomando esse cuidado, o setor pode garantir que o time de colabores realmente “veste a camisa da empresa.”

3. Faça processos seletivos em vídeo

A entrevista por vídeo agiliza as demandas de recrutamento e seleção, e pode ser realizada por meio de diferentes ferramentas. Entre elas, podemos citar o Google Hangouts, o WhatsApp e o Skype. É válido ressaltar que o recrutador pode pedir ao candidato para gravar a entrevista e então enviar o arquivo, para ser analisado, da forma mais conveniente para a empresa.

O processo seletivo em vídeo é uma solução prática e rápida, pois reduz os custos, tanto de tempo quanto de recursos, gastos com o deslocamento. Além disso, é mais eficiente que a triagem feita por telefone. Isso ocorre porque, com o auxílio da entrevista por vídeo, é mais fácil para o entrevistador observar como o candidato se expressa de forma verbal e não verbal.

4. Crie canais efetivos de interação

Despertar o senso de equipe e manter um diálogo constante durante o monitoramento e execução dos projetos é fundamental para o bom andamento dos processos envolvendo o RH. É função do setor de recursos humanos estabelecer ações para integrar os profissionais e evitar qualquer tipo de isolamento.

Nesse sentido, a comunicação interna deve ser incentivada para assegurar que os produtos, projetos, serviços, meios de atuação e objetivos sejam conhecidos por todos os colaboradores. Afinal, a equipe precisa estar engajada para sentir que faz parte de algo maior e que a participação de cada um é essencial para o sucesso da organização.

Assim, os veículos de comunicação interna precisam ser atualizados periodicamente com informações claras, diretas e objetivas — essa é uma ótima maneira de integrar todos os profissionais. Contudo, a comunicação deve ser de mão dupla, ou seja, é preciso criar meios para ouvir os funcionários também.

5. Defina as funções claramente

Definir claramente as funções, que devem ser desempenhadas pelos colaboradores, é de suma importância. Esse cuidado é fundamental para que eles compreendam quais tarefas estão sob sua responsabilidade e entendam quais atividades devem ser cumpridas de modo prioritário — isso dilui com mais facilidade o estresse do trabalho, além de tornar a definição de objetivos mais simples.

Uma gestão eficiente precisa ser realista, propondo apenas metas e objetivos que possam ser alcançados e estabelecendo prazos que podem ser cumpridos.

6. Conheça seus talentos

Com a finalidade de reter os talentos em seu quadro de funcionários, o Google, o famoso gigante da tecnologia, desenvolveu um setor chamado de Operação de pessoas. Basicamente, esse setor é responsável por mediar a interação entre colaborador e gestor, fornecendo ao colaborador um monitoramento constante.

O setor de recursos humanos não precisa implementar a mesma política adotada pelo gigante da tecnologia, mas a adoção de uma estratégia para conhecer os talentos da empresa — e mantê-los — é fundamental.

Ao tomar esse cuidado, o RH é capaz de alocar cada funcionário de acordo com suas funções, o que aumenta o aproveitamento de seu trabalho e, por consequência, torna a empresa mais produtiva.

7. Entenda o que motiva a equipe

É de conhecimento geral que pessoas motivadas costumam apresentar melhores resultados, a questão é que nem sempre identificar a ação, que eleva o ânimo dos colabores de uma empresa, é uma tarefa fácil. Isso ocorre porque pessoas diferentes costumam ser afetadas por atitudes diferentes.

Em encontros e reuniões, fica mais fácil para o setor de recursos humanos identificar o que é importante para cada colaborador da equipe e, assim, tirar o melhor de cada um. É importante lembrar que nem sempre dinheiro é o melhor incentivo, um plano de carreira bem estruturado pode ser mais interessante para alguns profissionais.

8. Implemente a cultura do feedback

Entre as atribuições do RH, a tarefa de comunicar aos colabores informações a respeito de seu desempenho pode ser considerada uma das mais importantes. Isso ocorre porque, caso o funcionário esteja cometendo algum erro, ele precisa ser orientado a respeito das práticas corretas. Além disso, parabenizar colaboradores, quando entregam resultados acima da média, tende a motivá-los a manter o bom trabalho.

Para que a cultura do feedback seja implementada de forma correta, porém, alguns pontos devem ser levados em consideração. Em primeiro lugar, mesmo em situações em que o colaborador cometeu algum erro, a comunicação não deve ser feita de modo negativa.

Nesse caso, o responsável pelo funcionário deve informar a ele, por meio de uma conversa adequada, o tipo de erro que cometeu e o modo como esse erro prejudica a empresa. Quando o colaborador apresenta um bom resultado, seu feedback deve ser fato ser positivo. Além de indicar onde o colaborador acertou, o gestor, responsável por ele, precisa parabenizá-lo de modo sincero.

9. Entenda a CLT

O setor de recursos humanos é o responsável por administrar a relação entre o colaborador e a empresa. Para que ele seja bem-sucedido nessa tarefa, os funcionários, responsáveis por ele, devem entender a CLT e ter os conhecimentos necessários para garantir que a empresa respeite suas normas.

Se esse cuidado não for tomado e algum erro for cometido, a empresa pode ser levada à justiça, uma situação que pode causar graves prejuízos.

10. Crie um bom clima organizacional

Além de conhecer bem a equipe, apostar na criação de canais efetivos de interação, ser capaz de reconhecer talentos, investir em tecnologia, ouvir críticas e sugestões e dar feedbacks, é preciso trabalhar para que o clima organizacional seja satisfatório, pois um ambiente mais agradável tende a se refletir de modo positivo na produtividade de uma empresa.

Acompanhe, a seguir, algumas medidas para que a companhia conquiste um clima organizacional favorável dentro do setor de RH.

Estimule o profissionalismo e o respeito à diversidade

Lembre sempre à equipe que, na empresa, atitudes discriminatórias e sem profissionalismo não são admitidas — independentemente de serem por orientação sexual, sexo, gênero, etnia, procedência e outras.

É importante evidenciar que a diversidade deve ser bem recebida na organização e respeitada por todos. Da mesma forma, o assédio (de qualquer tipo) não deve ser tolerado.

Desencoraje a fofoca

É fundamental ressaltar para os funcionários a importância de não se envolver em fofocas sobre os parceiros de trabalho. Além disso, vale deixar claro que, se esse tipo de atitude prevalecer, há chances de que todos sejam vítimas em algum momento.

Outro ponto importante a ser ressaltado é o fato de que os integrantes do RH precisam ficar atentos à comunicação com os outros colaboradores. O profissional precisa ter habilidade verbal e postura ética e moral. Além disso, o profissional precisa ter cuidado com o tom de voz, evitar a utilização de palavreado de baixo calão, não invadir a privacidade alheia e assim por diante.

Embora, à primeira vista, a relação entre empresa e colaborador aparente ser complexa, pois está atrelada a uma série de fatores, um time de RH eficiente é capaz de lidar com ela, de modo que ocorra sem problemas. Para que esse resultado possa ser alcançado de modo mais simples, porém, o uso de ferramentas tecnológicas é recomendado.

Entre essas tecnologias, a inteligência artificial é uma das mais relevantes. Agora que você conhece essas 10 dicas práticas para otimizar o setor de recursos humanos, leia este artigo e entenda como ela pode ajudar sua empresa no recrutamento de novos talentos.